Was Graßhoff an dem Innovations-Tool besonders überzeugte, war das Rollenkonzept, also die Möglichkeit zur automatischen Vergabe von Berechtigungen. Gemeinsam mit dem Softwareanbieter erarbeitete die VW Bank ein Workflow-Management-System, das den Analysten die Arbeit erleichtern soll: Sie erhalten vom System ihren persönlichen Arbeitsvorrat, in dem sie ihre Ratings verwalten können. Nach der Prüfung setzt das System den Rating-Status von "Entwurf" auf "Bestätigt". Dann ist das Rating nicht mehr veränderbar. Für komplexere Vorgänge mit gestaffelten Übergängen existiert ebenfalls ein vordefinierter Workflow.
Jedes Rating ist maximal ein Jahr lang gültig. Das System erinnert den jeweils zuständigen Analysten vier Wochen vor Ablauf der zwölf Monate selbständig an die Neuberechnung. Tritt ein "Ausfallgrund" ein, meldet also beispielsweise der Kunde Insolvenz an, erstellt das Carat-System automatisch ein neues Rating.
