Erst der Vertragsabgleich schafft Rechtssicherheit
Ein wesentlicher Bestandteil der Kontroll- und Wartungsaktivitäten während des produktiven Einsatzes der Software im Unternehmen ist das dienstleistungsbasierte Software-Asset-Management (SAM). Hierzu wurden in den vergangenen Jahren unterschiedliche Methoden und Konzepte entwickelt. Trotz der etablierten und allgemein anerkannten Modelle gleichen laut den Wissenschaftlern in Regensburg nur 44 Prozent aller Unternehmen in Deutschland Software- und Lizenzinventar ab, um eine Über- oder Unterlizenzierung feststellen zu können.
Grundsätzlich handelt es sich bei SAM-Konzepten um eine Kombination von Prozessen, die nötig sind, um den Softwarebestand eines Unternehmens in allen Phasen der Nutzung zu verwalten, zu kontrollieren und zu schützen. Erst die mit dem SAM-Prozess gewonnene Transparenz schafft die nötige Basis, kostenoptimierte Entscheidungen zu treffen und einen legalen Einsatz der Software sicher zu stellen. Anwenderunternehmen können im Rahmen des Asset-Management Einsparpotenziale zwischen 15 und 30 Prozent der gesamten Softwareaufwendungen erzielen.
Fünf Gründe für ein Software-Asset-Management
Unterlizenzierung führt langfristig zu wirtschaftlichen und rechtlichen Nachteilen: Laut einer Studie der BSA Business Software Alliance (BSA) liegt die Fehllizenzierungsrate in Deutschland bei 28 Prozent. Neben wirtschaftlichen Risiken entstehen insbesondere auch rechtliche Risiken. Dies betrifft sowohl das Unternehmen wie auch die Führungsmitarbeiter.
Überlizenzierung verschwendet monetäre Ressourcen: Software-Lizenzen sind Anlagewerte der Unternehmen. Durch Umstrukturierung in Anwenderunternehmen oder durch die Einführung neuer Software entstehen häufig überzählige und nicht benötigte Lizenzbestände. Diese können verwertet werden. Somit wird aus Anlagevermögen Cash.
Mangelhafte oder fehlerhafte Softwareverwaltung reduziert die Produktivität: Durch die fehlerhafte beziehungsweise nicht bedarfsgerechte Verteilung von Software können die tatsächlichen Bedarfe der Mitarbeiter nicht getroffen werden. Dies hat zur Folge, dass ein zeitlicher Mehraufwand die Produktivität reduziert und somit die Kosten wachsen lässt. Durch eine optimierte Software-Verwaltung kann eine ergebnisorientierte Verteilung der Lizenzen erfolgen.
Einsparmöglichkeiten: Durch SAM-Prozesse können Bestandsverwaltung und Beschaffung von Lizenzen optimiert werden. Die Verwaltung beziehungsweise Beschaffung von Parallel-Verträgen wird vermieden, die Lizenzen können in der für das Unternehmen optimalen Variante beschafft werden und somit zu einer Reduktion der Gesamtkosten beitragen.
Beschleunigung interner Prozesse: Software-Asset-Management bietet durch eine konsolidierte Aufbereitung und Darstellung der Softwarebestände eine schnelle und fundierte Entscheidungsgrundlage für die Beschaffung neuer Lizenzen (Bestands- vs. Bedarfsanalyse), für die Einführung von Updates (Versions-Management und Standardisierung der Software-Infrastruktur) sowie für ergänzende Informationen bei der Beschaffung neuer Hardware.
Bei diesen SAM-Modellen handelt es sich um einen Mix zwischen individuellen Beratungsleistungen und standardisierten Prozessen. Dabei stehen regelmäßig zwei Ziele im Fokus der Anwenderunternehmen. Zum einen wird eine rechtskonforme Ausstattung der Unternehmen mit Softwarelizenzen angestrebt. Zum anderen soll eine bedarfsgerechte Versorgung der Nutzer bei gleichzeitig optimierter Mittelverwendung erreicht werden.
Um diese Ziele zu erfüllen, ist neben einer möglichst hohen Fehlerfreiheit der einzelnen Leistungen eine hohe Effizienz der Prozesse nötig. Die Gesamtkosten für die Softwareaufwendungen können dadurch entsprechend reduziert werden. Aus diesem Grund entwickeln Dienstleister im Software-Asset-Management-Umfeld konsequent die Prozesse und Leistungen weiter. Hierbei werden auch allgemeine Veränderungen am Markt und neue Trends integriert. So ist es exemplarisch möglich, durch den Asset-Management-Prozess identifizierte Abweichungen - also Über- oder Unterlizenzierungen - kostengünstig über den Markt für gebrauchte Software zu vermarkten oder zu beschaffen. (ba)