Firmen, die Sharepoint als strategische Informationsplattform einführen möchten, sollten eine Balance zwischen zentral verordneten Richtlinien und den Gestaltungsmöglichkeiten für die Fachabteilungen finden. Darüber hinaus zwingt sie die Funktionsvielfalt und die Heterogenität von MOSS 2007 zur planvollen und gezielten Nutzung der Features. Je mehr sich das System zum Allzweck-Tool entwickelt, desto häufiger benötigt es Erweiterungen von Drittanbietern. Gerade ECM-Anbieter neigen dazu, die Fähigkeiten des Sharepoint-Servers kleinzureden, um auch redundante Features verkaufen zu können.
Die Komplexität von Sharepoint und seine Nutzung als offene Plattform machen seine erfolgreiche Einführung als System für das firmenweite Informations-Management nicht ganz einfach. Auf der Sharepoint-Konferenz gaben mehrere Referenten Tipps, was Unternehmen dabei beachten sollten:
Bei einer starken dezentralen Nutzung von WSS in Fachabteilungen sollten Unternehmen den richtigen Zeitpunkt erkennen, ab dem Sharepoint strategischen Charakter bekommen soll. Dies bedingt auch eine stärkere Einbindung der IT-Abteilung, die nicht nur die Verfügbarkeit der Infrastruktur gewährleisten muss, sondern auch zentrale Vorgaben machen sollte.
Ein Tool mit starker Ausrichtung auf Collaboration lässt sich Top-down nicht erfolgreich einführen, sondern bedarf einer Ausgewogenheit zwischen zentraler Kontrolle und Benutzerfreiheiten in den Fachabteilungen.
Anwender sollten keine rohe Sharepoint-Installation erhalten, sondern eine an ihre Aufgaben vorab angepasste Umgebung.
Bei der Entscheidung für Sharepoint als strategische Plattform sollten nicht alle Funktionen auf einmal genutzt, sondern erst mit überschaubaren Aufgaben begonnen werden.
Entscheider sollten sich nicht vom Hype um Collaboration anstecken lassen und entsprechende Funktionen forcieren, obwohl die Prozesse in den jeweiligen Abteilungen eine elektronisch unterstützte Teamarbeit gar nicht erfordern.
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