Am Anfang eines Offshoring-Projekts steht, zunächst die Ziele klar zu formulieren und Maßeinheiten zu definieren, um den Erfolg zu messen. Die wichtigsten Fragen lauten in diesem Zusammenhang: Warum sollen gewisse Dienstleistungen überhaupt ausgelagert werden? Was sind die konkreten Zielsetzungen aus unternehmerischer wie operationaler Sicht? Wie kann der Erfolg gemessen werden? Welche Zeitachse soll für die Erfolgsmessung zugrunde gelegt werden? Dabei verlangen unterschiedliche Zielsetzungen nach unterschiedlichen Lösungsansätzen. Unternehmen, denen es beim Outsourcing vorrangig um eine Erhöhung der Produktivität geht, werden einen anderen Ansatz verfolgen als Unternehmen, die in erster Linie Kosten sparen möchten. Letzteres geht möglicherweise nur zu Lasten der unternehmerischen Flexibilität und der zu erbringenden Service-Levels. Umgekehrt können für Projekte, bei denen ein Zugewinn an Effizienz in den Prozessen das maßgebliche Kriterium für den Erfolg darstellt, nicht ohne weiteres auch wesentliche Kosteneinsparungen erwartet werden.
Das Program Office kooperiert in der Regel mit einem so genannten Steering Committee beziehungsweise Lenkungskreis. Hier arbeiten IT-Mitarbeiter und Vertreter der Geschäftsbereiche zusammen und verantworten im Wesentlichen folgende Aktivitäten:
Bestimmung der Funktionen, Anwendungen, Projekte oder Aufgaben, die sich am besten für eine Offshore-Auslagerung eignen.
Definition von Standards und Prozessen für das Outsourcing.
Erfassung von Erfahrungswerten bei der Auslagerung im Sinne von Best Practices und Pflege in einer zentralen Datenbank.
Entwicklung von Trainingsprogrammen und Programmen zur interkulturellen Kommunikation.
Entwicklung von Methoden und Metriken zur Erfolgskontrolle des Outsourcing-Projekts.
Evaluierung und Auswahl von Anbietern.
Überwachung der Anbieter und ihrer Leistungen.
Entwicklung von standardisierten Service-Level-Agreements (SLAs) und Verträgen.
Preisverhandlungen mit den einzelnen Anbietern.
