Der zentrale Treiber für Outsourcing-Projekte ist das Bedürfnis, direkte und indirekte Kosten zu senken. Dies belegen nahezu sämtliche Studien. Viele der sonst noch genannten Gründe sind vorgeschoben. Hintergrund ist, dass IT von vielen Managern auf Geschäftsleitungsebene nur noch als Kostenfaktor gesehen wird. Es gibt nicht wenige, die an der Fähigkeit der IT zweifeln, Wettbewerbsvorteile zu generieren. Da hilft es auch nicht, wenn Anbieter und Berater immer wieder darauf hinweisen, dass die IT-Auslagerung eine wesentliche Möglichkeit ist, Dienstleistungsmentalität, Flexibilität und Qualität zu verbessern.
Tatsächlich bietet das Outsourcing enormes Einspar- potenzial beim Personal sowie in der IT-Infrastruktur, der Anwendungsentwicklung und -wartung sowie den Gemeinkosten (etwa Raum- und Energiekosten). Die Anbieter sind darauf spezialisiert, Synergien zu heben und Prozesse effizient zu gestalten. Sie können insbesondere Kos- ten dort deutlich senken, wo die interne IT schlecht aufgestellt ist.
Auslagerungsprojekte sind nicht kostenlos. In der Startphase fallen Anbahnungs- und Transformationsaufwendungen an, die der Anwender zu tragen hat. Zudem ist die IT-Abteilung während der Übergangsphase eine Zeitlang nicht mit ihren internen Kunden, sondern mit sich selbst beschäftigt. Die damit verbundenen Opportunitätskosten dürfen nicht vernachlässigt werden. Auch die langjährige Geschäftsbeziehung während der Vertragslaufzeit ist nicht umsonst zu haben, selbst das Ende der Partnerschaft kostet Geld. Sämtliche Investitionen in das Outsourcing-Vorhaben, also die "Kosten der Kostensenkung", lassen sich unter dem Begriff "Transaktionskosten" zusammenfassen.
Transaktionskosten werden häufig übersehen oder unterschätzt. Dabei betragen sie zwischen zehn und 50 Prozent der bisherigen IT-Kosten. Durchschnittlich erzielen Unternehmen mit ausgelagerter IT einer Umfrage des Beratungshauses TPI zufolge Nettoeinsparungen von rund 15 Prozent. Um diesen Wert zu erreichen, muss der Outsourcing-Anbieter die Leistungen zwischen 25 und 65 Prozent günstiger als eine interne Abteilung erbringen.
Die Komplexität von Auslagerungsprojekten wurde in Wissenschaft und Praxis lange Zeit unterschätzt. In der "2006 Global IT Outsourcing Study" von Diamond Cluster International gaben viele der dort befragten US-amerikanischen Unternehmen zu, dass sie den Aufwand, der mit der Partnersuche und dem Verhandeln von Verträgen verbunden ist, unterschätzt hätten. Doch damit nicht genug: Auch der Aufwand, den IT-Betrieb und die Beziehung zum Outsourcing-Partner zu steuern, ist erheblich.
