Mit Word, Excel und Powerpoint erstellte Dokumente leben relativ unsicher: Sie können sich beispielsweise nicht sicher sein, dass bei einem Systemfehler oder Absturz die Dateien, an denen Sie gerade gearbeitet haben, noch unversehrt vorhanden sind. Dabei ist die Backup-Strategie der einzelnen Office-Anwendungen sehr unterschiedlich:

• Powerpoint erstellt keine Sicherungskopien der erstellen Präsentationen.

• Excel legt nur dann eine Kopie ab (Endung XLK), wenn für die jeweilige Datei unter „Speichern unter, Extras, Allgemeine Optionen“ explizit das Kästchen „Sicherungsdatei erstellen“ angewählt wurde.

• Excel bietet bei vollständiger Installation der Office-Suite ein zusätzliches Add-In „Automatisches Speichern“, das die aktuell geladenen Arbeitsmappen in einem bestimmten Zeitintervall automatisch speichert. Das Add-In muss via „Extras, Add-Ins-Manager“ zunächst aktiviert werden (Häkchen setzen), danach steht unter „Extras“ der zusätzliche Menüpunkt „Automatisches Speichern“ zur Verfügung.

• Word schließlich erstellt von allen Dokumenten eine Sicherungskopie (Endung WBK), sofern unter „Extras, Optionen, Speichern“ die Option „Sicherungskopie immer erstellen“ angeklickt ist.

Soweit - so schlecht: Sofern nämlich, abhängig von den genannten Optionen, überhaupt eine Kopie erstellt wird, landet diese immer im Ordner der Originaldatei. Ist also der Ordner oder das Laufwerk defekt, ist die Datei trotz eventueller Kopie in jedem Fall verloren.

Und noch ein Problem: Sicherungskopien von Word und Excel repräsentieren den Zustand der vorletzten Speicherung. Im Falle einer Panne gibt es daher nur noch einen früheren Zustand, auf den der Anwender zurückgreifen kann. Bei einer zu spät bemerkten Panne, die vor dem vorletzten Speichern lag, hilft die Backup-Datei auch nicht weiter.

Bequeme Makro-Lösung

Wenn mit den Office-Komponenten über Monate gepflegte Diplomarbeiten, Buchprojekte oder Jahresbudget erstellt werden, ist eine bessere Absicherung unerläßlich. Im Unterschied zu den mageren Methoden der Office-Produkte selbst, sind zwei Mindestanforderungen zu stellen:

• Die Backupdateien müssen auf einem physisch unabhängigen Laufwerk liegen.

• Von besonders wichtigen Dateien sollte es eine Versionsicherung geben, die alle Zwischenstände der Datei repräsentieren.

Im PC-WELT-Praxis-Archiv (Version 0.1) bieten wir eine bequeme Kopierlösung für die drei Office-Anwendungen. Es enthält die drei Add-ins pcwBackup.DOT (für Word), pcwBackup.XLA (für Excel) und pcwBackup.PPA (für Powerpoint), die im jeweiligen Programm einen zusätzlichen Button in der Symbolleiste "Standard" einfügen. Per Klick darauf starten Sie die Backup-Aktion.