Bei Wahl eines strukturierten Datenformats, das vom Zielsystem verarbeitet werden kann, ist ein direkter Import in das ERP- oder Fibu-System möglich. Generell gibt es verschiedene Möglichkeiten der Anbindung. Werden etwa IDocs verwendet, können diese an die meisten ERP-Systeme wie SAP direkt angebunden werden. Zudem gibt es Verbindungsmöglichkeiten zwischen ERP-Systemen wie zum Beispiel X.400 oder indirekte Verbindungen wie Web-Services. Sollte die Rechnung als Bild übertragen werden, zum Beispiel im PDF- oder Tiff-Format, dann muss zusätzlich eine OCR-Software eingesetzt werden, um die relevanten Rechnungsdaten auszulesen.
Es können beliebige Formate verarbeitet oder zur Weiterverarbeitung konvertiert werden. Wichtig ist, dass die Rechnung alle in Paragraf 14 USTG geforderten Informationen enthält:
Name und Anschrift des leistenden Unternehmens;
Name und Anschrift des empfangenden Unternehmens;
Menge, Art und Bezeichnung der gelieferten Ware beziehungsweise Bezeichnung der sonstigen Leistung;
die Höhe des Entgelts;
den auf das Entgelt entfallenden Umsatzsteuerbetrag und
die Steuernummer.
