Durch den Empfang rein digitaler Daten werden Medienbrüche im Workflow vermieden, da keine Daten mehr separat manuell oder mit Hilfe von Zeichenerkennungssoftware (Optical Character Recognition, kurz OCR) erfasst werden müssen. Bei der Verarbeitung der Rechnungsdateien sparen Firmen somit Zeit und Geld. Zu beachten ist dabei, dass bildgleiche Rechnungsformate wie PDF und Tiff sehr wohl noch einen gewissen Aufwand in der Verarbeitung erfordern. Damit auch der Empfänger möglichst viel spart, sollten die Rechnungsinformationen also in einer Form vorliegen, die eine elektronische Weiterverarbeitung ermöglichen. Dies leisten strukturierte Datenformate wie XML und IDoc.
Damit der elektronische Rechnungsaustausch aus rechtlicher Sicht stattfinden kann, muss der Empfänger diesem zustimmen. Er ist verpflichtet, elektronische Rechnungen mit qualifizierter Signatur hinsichtlich Integrität und Authentizität zu prüfen (dazu stehen im Internet Web-Seiten verschiedener Hersteller zur Verfügung). Diesen Vorgang nennt man Verifikation. Die elektronischen Rechnungen müssen dann mit den zugehörigen Verifikationsberichten zehn Jahre lang revisionssicher, also unveränderbar und fälschungssicher, archiviert werden (zum Beispiel in einem elektronischen Archivsystem oder auch auf CD-ROM).
Für elektronische Rechnungen werden verschiedene Übertragungswege genutzt, zum Beispiel E-Mail (SMTP), Dateisystem (FTP) oder EDI (Electronic Data Interchange), SOA-Web-Services und andere. Die gängigsten Dateiformate für elektronische Rechnungen sind XML, IDoc, PDF und Edifact.
Nachdem der Empfänger seine Zustimmung erteilt hat, können Rechnungen auf dem elektronischen Weg übermittelt werden. Basis hierfür sind die Daten aus dem ERP-System, die über einen der Übertragungswege, beispielsweise E-Mail, an die Signaturstelle im Unternehmen oder an einen Signaturdienstleister übermittelt werden. Die signierte Rechnung wird dann dem Kunden zugestellt. Nach der Signaturprüfung - in der Regel wieder über einen Dienstleister - werden die Dokumente dann inklusive Signatur und Prüfungsprotokoll revisionssicher archiviert.
