Eine elektronische Rechnung ist eine ausschließlich auf digitalem Weg übermittelte Rechnung. Es handelt sich dabei um ein Dokument, mit welchem Leistungen oder Waren abgerechnet werden und das alle Erfordernisse einer "normalen" Rechnung aufweist wie beispielsweise Name und Anschrift von Lieferant und Empfänger, Höhe des Entgelts, der jeweilige Umsatzsteuerbetrag oder die Steuernummer. Diese Übermittlung kann per E-Mail (SMTP), Dateisystem (FTP) oder EDI (Electronic Data Interchange), SOA-Web-Service und auf anderen Wegen erfolgen. Verglichen mit dem papierbasierenden Rechnungsversand bestehen jedoch zusätzliche gesetzliche Vorgaben, die zwingend einzuhalten sind. Besonders hervorzuheben ist die qualifizierte elektronische Signatur, da erst durch sie ein Rechnungsdokument zur elektronischen Rechnung wird.
Nur elektronische Rechnungen mit qualifizierter elektronischer Signatur oder im EDI-Verfahren erstellte Rechnungen mit einem zusätzlichen Sammelbeleg berechtigen zum Vorsteuerabzug. Der Sammelbeleg kann in gedruckter Form oder als elektronischer Sammelbeleg mit qualifizierter elektronischer Signatur vorgelegt werden. Bevor ein Unternehmen eine Rechnung weiterverarbeiten kann, muss es ihre Integrität und Authentizität (Verifikation) prüfen. Darüber hinaus ist geregelt, wie Firmen die digital signierten Rechnungen aufzubewahren haben. Es gelten die gleichen Fristen und Grundsätze wie für Papierrechnungen. Daher muss der elektronische Beleg nach zehn Jahren noch lesbar sein. Langfristig zu archivieren sind elektronische Rechnungen, die Signatur sowie das Prüfprotokoll.
Gesetzliche Grundlagen für diese Abläufe sind das Umsatzsteuergesetz (USTG) Paragrafen 13 und 14, das Signaturgesetz, die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Zudem gibt es noch die Direktive 2001/115/EG der EU zum Thema elektronische Rechnungen.
Der Wechsel von der Rechnung per Post zum elektronischen Austausch spart einem Unternehmen Kosten und Zeit. Auf Seiten des Rechnungsstellers entfallen die Aufwendungen für Druck, Distribution und Porto. Auf Seiten des Rechnungsempfängers entfallen die Kosten für die manuelle Rechnungsbearbeitung. Verarbeitet das Unternehmen Papierrechnungen bereits elektronisch, entfällt durch die elektronische Rechnungszustellung das Scannen der Dokumente und das Erfassen von Rechnungsdaten.
