Auftraggeber sollten die Pflegeverträge parallel mit den Lieferverträgen verhandeln und abschließen. Nur vor Abschluss des Liefervertrages hat der Auftraggeber eine hinreichend starke Verhandlungsposition.
Die Bedeutung des Pflegevertrages ist für den Auftraggeber größer als für den Auftragnehmer. Für das Softwarehaus ist dieser Pflegevertrag ein Vertrag unter vielen, für den Kunden dagegen das unersetzliche Mittel, um auf Dauer den Nutzen aus der hohen Softwareinvestition zu ziehen. Dem sollte bei der Festlegung der Laufzeiten des Pflegevertrages Rechnung getragen werden. Ob nur der Auftragnehmer oder beide Parteien langfristig vertraglich gebunden sein sollen, ist Verhandlungssache. Zu denken ist auch an eine Hinterlegung des Quellcodes für den Fall, dass der Auftragnehmer seinen Pflichten aus dem Pflegevertrag nicht mehr nachkommen kann oder will.
Verträge über ERP-Projekte zeichnen sich in besonderem Maße durch individuelle Inhalte aus. Daher stellt sich bei ERP-Projekten immer die Frage, wie man mit überschaubarem Aufwand zu einem möglichst guten Vertrag kommt.
Eine solide Vertragsgrundlage lässt sich besonders effizient mit strukturierten (Branchen-)Vorlagen für Lastenhefte erarbeiten. Mit deren Hilfe dokumentiert ein Unternehmen seine Anforderungen eine ERP-Lösung innerhalb weniger Tage. Aus dem Lastenheft leitet der ERP-Anbieter im Dialog mit dem Auftraggeber dann ein detailliertes Pflichtenheft ab, das die technisch-inhaltliche Grundlage des (Werk-)Vertrags über ein ERP-Projekt darstellt.
Z.B. bietet die auf die Software-Auswahl spezialisierte Trovarit AG Lastenheftvorlagen für:
ERP für die diskrete und die Prozessfertigung
ERP für Groß- und Filialhandel
ERP für Service-Unternehmen
Finanzbuchhaltung & Rechnungswesen
Customer Relationsship Management
Dokumenten-Management
Eine gute Hilfe im Falle von Projektkrisen ist das Schlichtungsverfahren der Deutschen Gesellschaft für Recht und Informatik e. V.. Es besteht seit 1988 und konnte in vielen Fällen zur Wiederaufnahme des Projekts oder zu einer raschen außergerichtlichen Lösung beitragen. (fn)
