Die Abnahme ist eine rechtlich und wirtschaftlich bedeutsame Zäsur im Rahmen der Projektrealisierung. Bei der Abnahme erklärt der Auftraggeber, dass er das Leistungsergebnis als im Grundsatz vertragsgemäß billigt. Mit der Abnahme wird der Werklohn fällig und beginnt die Gewährleistungszeit. Es ist für beide Vertragspartner sachgerecht, das Verfahren der Abnahme zu formalisieren.
Unter dem Begriff Gewährleistung werden die Pflichten des Auftragnehmers im Falle von Sach- und Rechtsmängeln nach Abnahme zusammengefasst.
Besonderes Augenmerk gilt hier der Art, wie der Vertrag zum Kauf- oder Werkvertragsrecht zugeordnet wird. Bei komplexen Softwareprojekten wie einer ERP-Einführung tun die Parteien regelmäßig gut daran, die Gewährleistungsregeln (Abnahme, Verjährung, Nachbesserung und Nachlieferung) an den gesetzlichen Bestimmungen des Werkvertragsrechts zu orientieren. Ob dies jedoch in allen Fällen der AGB-Kontrolle standhält, ist offen.
Das Kaufrecht sieht für Kaufleute in Paragraf 377 des Handelsgesetzbuchs (HGB) eine Untersuchungs- und Rügepflicht vor. Für ERP-Projekte ist eine solche Untersuchungs- und Rügepflicht ungeeignet, da sie den Auftraggeber dazu zwingt, pausenlos vermeintliche Mängel zu rügen, um seine Gewährleistungsrechte nicht zu verlieren. In der Praxis schafft dies aber nur Streit. Eine Einschränkung der Untersuchungs- und Rügepflicht ist in Individualverträgen uneingeschränkt, in AGB begrenzt möglich.
Für Sachmängel ist die gesetzliche Verjährungsfrist von zwei Jahren angemessen. Bei Rechtsmängeln (Beispiel: Der Lieferant hat die urheberrechtlichen Befugnisse nicht, die er vertragsgemäß auf den Auftraggeber übertragen soll) ist diese Frist unzureichend. Auftraggeber tun gut daran, eine angemessene Verlängerung dieser Frist zu verlangen.
Die Klauseln in Formularverträgen der Softwarehäuser zur Verkürzung der Gewährleistungszeit sind zumeist unwirksam.
