Einen individuellen Vertrag zu entwerfen ist schwieriger und aufwändiger, als auf fertige Formulare zurückzugreifen. Individuelle Verträge bieten jedoch beiden Parteien die Möglichkeit, das wirtschaftlich-technisch Gewollte konkret zu regeln. In manchen Fällen kann man sich an den etablierten Standardverträgen orientieren. Beispiele hierfür sind EVB (Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen) und BVB (Besondere Vertragsbedingungen für die Beschaffung von DV-Leistungen), die jedoch beide zu Lasten von Auftraggebern ungewöhnlich weitgehende Haftungsbeschränkungsklauseln enthalten. Hier finden Sie Informationen zu Entscheidungshilfen zu EVB-T und BVB.
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Beide Parteien sollten den Aufwand der Vertragsgestaltung an die Bedeutung und das wirtschaftliche Risiko des Projekts anpassen.
Ausgangspunkt einer individuellen Vertragsgestaltung ist die Position des Auftraggebers. Er muss klären, welche organisatorischen Ziele und wirtschaftlichen Verbesserungen er mit der Software erreichen will. Daraus lassen sich Maßnahmen ableiten. Diesem Wunschkatalog müssen Einschränkungen durch Zeitplan, Finanzen, Stand der Technik und Marktgegebenheiten entgegengestellt werden. Daraus ergibt sich das Pflichtenheft. Nach verbreiteter Auffassung ist ein Pflichtenheft Teil des Softwareprojekts, fällt also zumindest in seinem technischen Aspekt in den Verantwortungsbereich der Softwarefachleute und nicht, wie manche meinen, der Juristen. Aus den technischen Vorgaben sind die rechtlichen Regelungen des Vertrags abzuleiten.
Beauftragt ein Unternehmen ein Softwarehaus damit, ein ERP-System zu liefern, anzupassen und zu installieren, so steht die Lösung bei Auftragserteilung meist noch nicht in allen Einzelheiten fest. Das endgültige Softwaresystem entsteht erst in Form eines verbindlichen Feinkonzepts und ist Teil des Projekts. Es sind daher Verfahrensregeln im Vertrag erforderlich, die nicht klären, was die Parteien schaffen, sondern wie sie kooperieren wollen.
