Die ERP-Systemauswahl stützt sich nicht allein auf Rangziffern. Auf die Nachkommastelle genau den Erfüllungsgrad zu betrachten und bei Nichterreichen einer bestimmten Punktzahl Systeme auszuschließen ist ebenso wenig hilfreich. Der Besitz einer hoch bewerteten und für gut befundenen Software beruhigt zwar kurzzeitig das Gewissen. Das heißt jedoch nicht, dass sich diese Applikation auf lange Sicht leicht an eine gewünschte Arbeitsorganisation anpasst oder sich auf Arbeitsweisen umstellen lässt, die sich unmittelbar aus dem Kerngeschäft des Unternehmens ergeben. Die Arbeitsweise des Zielsystems sollte zu den Abläufen des jeweiligen Unternehmens passen. Andernfalls müssen die späteren Anwender intensiv geschult werden, weil sie sich mit den Vorgaben der neuen Applikation vertraut machen müssen. Fehlt dem ERP-Produkt die notwendige Flexibilität, ist dies ein Ausschlusskriterium.
Vor der Wahl eines Systems sollten sich Firmen folgende Fragen stellen:
Soll das künftige Rechnungswesen nach dem Ein- oder Zweikreissystem organisiert sein?
Sollen sich die Kernfunktionen an den Controllern oder an der Arbeitsvorbereitung, der Auftragsleitstelle und der Logistik orientieren? Dies lässt sich besonders an den Möglichkeiten des Kalkulationsmoduls erkennen.
Zu berücksichtigen sind auch rechtliche und gesetzliche Vorgaben wie GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführungssysteme) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) sowie eine revisionssichere Archivierung.
Im Rahmen einer Betriebsanalyse lassen sich organisatorische Besonderheiten und funktionale Schwerpunkte eines Betriebs ermitteln. Sie bildet die Basis für das Pflichtenheft, das wiederum den Leitfaden für das Auswahlverfahren liefert. Je besser das Projekt vorbereitet wurde, desto einfacher lassen sich detaillierte Anforderungen formulieren und Regeln für den Projektablauf festlegen. Die Betriebsanalyse fördert oft zutage, dass Mitarbeiter Daten in Excel und Access gesammelt haben. Diese Datenbestände liegen in unterschiedlichen Ausprägungen und Zuständen vor und müssen vor der Übergabe in das ERP-System aufbereitet werden.
