Wie so oft gelang das Projekt nicht zuletzt deshalb, weil der Anwender für die Projektbeteiligten die nötigen Freiräume schuf. Für die Gestaltung der ERP-gestützten Prozesse der Auftrags- und Fertigungsplanung wurde ein Mitarbeiter sogar komplett freigestellt. "Das war ein guter Schachzug des Unternehmens, denn mittlerweile ist der Kollege in unserer IT-Abteilung", so Smolka. Die Vorgesetzten haben sich dazu verpflichtet, die Key User "nach besten Kräften freizustellen". Eine entsprechende Vereinbarung hatte die Personalabteilung aufgesetzt.
Wenn die Niederlassung von FRIWO in China Waren an ein chinesisches Unternehmen in der Landeswährung verkaufen will, ist sie verpflichtet, eine vom Staat vergebene Nummer für die Rechnung nutzen. Die ERP-Software muss diese Nummernkreise abzubilden und mit dem externen Rechner, auf dem das regierungseigene "Golden Tax"-System läuft, integrierbar sein.
Dies gilt jedoch nicht, wenn Firmentochter einen ebenfalls in China ansässigen Konzern wie etwa den Haushaltsgerätehersteller Braun beliefert. Da dann in Dollar abrechnet wird, entfällt der chinesische Sonderweg.
Der Produktivstart verlief reibungslos. Smolka führt dies auf die gute Projektvorbereitung zurück. Aber auch auf die Kommunikationsstrategie. Eine Mitarbeiterin aus der Öffentlichkeitsarbeit hatte alle Kollegen regelmäßig über den Status des Projekts auf dem Laufenden gehalten. "Somit war jedem klar, was da geschieht und was das System am Ende bringen soll." Zur Inbetriebnahme wurde allen Mitarbeitern das neue System in einer groß angelegten Präsentation vorgeführt. "Wiederstände kamen trotzdem von Leuten, die sich an die alte Softwareumgebung und deren Bedienung gewöhnt hatten. Solche Diskussionen kann man nicht verhindern", so der IT-Experte. Ihm zufolge gab es aber zumindest niemanden, der sich komplett gegen das System sträubte.
Zu den Herausforderungen des Projekts zählt Smolka, über den langen Zeitraum alle Projektbeteiligten, die ja noch andere Aufgaben hatten, für das ERP-Vorhaben zu motivieren. "Vor allem während der Sommermonate war bei vielen die Luft raus." Zum Projektende verbrachte das Team viele Stunden täglich und auch zum Teil die Wochenenden mit der ERP-Einführung.
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