Der Wechsel auf eine andere ERP-, Betriebssystem- und Datenbankplattform erfordert eine ausgeklügelte Datenmigration. Zudem betrat das Unternehmen auch bei der Systemverwaltung Neuland. "Einem Datenbankadministrator tut der Wechsel von der AS/400 mit integrierter Datenbank auf Windows und Oracle zunächst weh", sagt Smolka. In Sachen einfache Handhabung sei der IBM-Rechner unschlagbar.
Um böse Überraschungen zu vermeiden, bereitete Smolka schon während der ERP-Auswahl die Datenübernahme auf das neue System vor. Dies hatte zum Ziel, die Stammdaten noch im Altsystem zu bereinigen, um sie dann geordnet in die neue Business-Software überführen zu können. "Wir hatten in der COMPUTERWOCHE gelesen, dass 60 Prozent der ERP-Projekte an der Datenmigration scheitern, darum waren wir bei diesem Thema sensibel."
Zunächst untersuchten die Teammitglieder, ob der Datenbestand noch aktuell war. "Wir haben beispielsweise die Kunden angeschrieben, um Anschriften, E-Mail- und Web-Adressen zu überprüfen. Des Weiteren wurden Angaben zu Zahlungs- und Lieferbedingungen sowie Versandarten kontrolliert und im Altsystem aktualisiert." Die ins zukünftige System zu übernehmenden Informationen markierten die Experten entsprechend. Smolka entwickelte Programmroutinen, die auf der AS/400 Geschäftsinformationen in CSV-Dateien speicherten. Die ERP-Lösung "IFS Applications" verfügt über ein Migrationswerkzeug auf Grundlage der Oracle-Programmiersprache PL/SQL, mit der sich Altdaten satzweise in das neue ERP-Programm einlesen ließen. Smolka konnte sich mit dem IFS-Tool die Arbeit deutlich erleichtern, da es beispielsweise prüft, ob Daten schon einmal eingetragen worden sind. Zudem stellt das System logische Verbindungen zwischen den Datenbeständen her, so dass sie bereits nach der Übergabe zur Geschäftslogik der neuen Business-Lösung passten.
Auch wenn das Projekt weltweit angelegt war, entfiel auf die deutsche Firmenzentrale die Hauptarbeit. Die Niederlassungen verfügen in erster Linie über Anlagevermögen und Lagerbestand. Seit Anfang 2007 arbeiten die amerikanischen Kollegen mit dem IFS-System, und im November vergangenen Jahres nahmen die Chinesen den Betrieb nebst der dortigen Buchhaltung auf. Die fernöstlichen Nutzer wurden mit der englischsprachigen IFS-Version ausgestattet.
