Obwohl der Erwerb einer ERP-Software eine erhebliche Investition für Unternehmen darstellt, mangelt es nach Meinung von Experten oft an einer klaren Zielsetzung. "Projekte werden von einigen Key-Usern vorangetrieben, die für ihre Fachabteilungen erforderliche Funktionen im Blick haben, nicht jedoch Prozessverbesserungen für das ganze Unternehmen herbeiführen können", stellt Thomas Jensen immer wieder fest. Er ist Director Business Consulting beim ERP-Anbieter Infor und zählt zu den Referenten der Fachkonferenz der "14. ERP-Tage", die derzeit in Aachen stattfinden.

Zentrale Anwender – Key-User – sollten idealerweise kompetente Mitarbeiter sein, die die Unternehmensprozesse kennen und die Entwicklung der ERP-Lösung gemeinsam mit dem Einführungspartner beziehungsweise dem Hersteller begleiten können. Ihre Aufgabe ist darüber hinaus, anderen Mitarbeitern die Softwarefunktionen ihrer Abteilung nahezubringen. Jensen zufolge würden Unternehmen jedoch viel Potenzial verschenken, wenn sie bei der Einführung nicht auch neue Prozesse sowie die künftige Firmenstrategie berücksichtigen würden. Diese festzulegen obliegt der Geschäftsleitung. Häufig würden Unternehmen jedoch Projektteams mit Leuten bestücken, die vom Status-quo geprägt sind, also im schlimmsten Fall lediglich die bestehenden Abläufe in eine neue Software gießen wollen. Der Infor-Manager vermisst zudem bei Anwendern oft die Bereitschaft, die ERP-Lösung nach der Implementierung kontinuierlich zu verbessern.

Als Problem erweist sich bei ERP-Projekten auch die mangelnde Transparenz über die Entscheidungsbefugnisse im Anwenderunternehmen, ergänzt Max Staaks, der als Senior Manager bei Ernst & Young ERP-Einführungen begleitet. Zum Teil komme es zu vermeidbaren Fehlern im Projektverlauf: Staaks zufolge würden die Einführungspartner zwar den Projektfortschritt dokumentieren, doch mitunter lesen die Key-User des Kunden diese Schriftstücke nicht zeitnah, so dass es zu einem späteren Zeitpunkt zu Überraschungen kommen kann, weil sich die Lösung in eine Richtung entwickelt hat, die der Anwender so nicht wollte.