Open Source bedeutet nicht kostenlose Software. Daher muss sich der Interessent für ein solches Produkt immer vergewissern, ob es mit Lizenzkosten verbunden ist. Insgesamt kann man allerdings sagen, dass Open-Source-Produkte oft kostenlos (oder sehr preiswert) sind. Die Tendenz scheint dahin zu gehen, dass für immer weniger Open-Source-Produkte Lizenzkosten zu zahlen sind.
Das Geschäftsmodell der Open-Source-Firmen sieht in der Regel vor, dass sie Dienstleistungsverträge für Analyse, Customizing, Implementierung, Wartung, Beratung, Schulung etc. anbieten. Da im ERP-Umfeld ohnehin ein großer Teil des Umsatzes nicht mit Lizenzen, sondern mit dieser Art von Dienstleistungen gemacht wird, ist dieser Markt geradezu ideal für Anbieter von Dienstleistungen.
Bei der Evaluation der Kosten einer ERP-Lösung müssen eine Vielzahl von Faktoren berücksichtigt werden. Es geht um mehr als die Lizenzpreise: Ein Wechsel von einem System zu einem anderen verursacht Migrationskosten. Vor der Definition der Anforderungen an ein ERP-System verschlingt die Analyse Geld. Gleiches gilt für die Installation und in noch höherem Maße für das Customizing, für die Anpassung eines Standard-ERP-Systems an die Anforderungen eines Unternehmens. Darauf folgen die Kosten für die Schulung von Administratoren und Benutzern. Und später fallen für die Behebung von Fehlern im Programm, seine langfristige Betreuung, Weiterentwicklung und Anpassung an neue Anforderungen Wartungskosten an.
