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Es gibt viele Gründe, das PPS- oder ERP-System von Zeit zu Zeit auf den Prüfstand zu stellen und zu fragen, ob es die aktuellen Anforderungen noch erfüllt. Ein deutliches Indiz für die Notwendigkeit eines ERP-Audits sind die vielen zusätzlichen Programme und Systeme, die das ERP-System teilweise ersetzen oder ergänzen. Sehr beliebt bei Anwendern sind Excel-Tabellen. Dahinter verbergen sich meist hohe Verlustleistungen durch Mehr- und Doppelarbeit, verbunden mit Informationsverlusten und fehlerhaften Daten. Manchmal führen diese parallel genutzten Systeme auch zu fatalen Situationen: Niemand weiß mehr, welches die Wahrheit enthält.
In solchen Fällen kann ein ERP-Audit helfen. Dabei wird die IT-Landschaft des Unternehmens auf Wirtschaftlichkeit geprüft und ermittelt, ob sie die Anforderungen noch erfüllt. Die Ist-Prozesse werden den ursprünglichen Erwartungen gegenübergestellt. Unabhängig von Branche und Größe der Unternehmen stellt man sehr häufig denselben "Stand der Praxis" fest: Immer mehr Geschäftsprozesse und die damit gekoppelten IT-Anwendungen laufen an den Kern-IT-Systemen vorbei, ganz gleich, ob es sich um Warenwirtschafts-, ERP- oder PPS-Systeme handelt.
Eine ganz natürliche Ursache dafür ist, dass sich die Unternehmen viel häufiger und viel stärker verändern als die ERP-Systeme. Das liegt zum einen an der Veränderung des Marktes (Stichwort "Globalisierung"), zum anderen an den Interessen der Unternehmen selbst. Vor etwa zehn Jahren war es eben wichtig, ein PPS- oder ERP-System zu haben, heute stehen die Marktpräsenz und die Kundenbindung im Vordergrund. Viele ERP-Hersteller haben auf die Einflüsse nicht schnell und gründlich genug reagiert. Die Folgen sind "Wildwuchs" bei den Anwendern, Zusatzbausteine ("Add-ons") sowie über Schnittstellen verbundene Drittsysteme.
Während eines ERP-Audits lässt sich herausfinden, ob die Geschäftsprozesse des Unternehmens noch effizient abgewickelt werden. Zudem zeigt die Analyse die Potenziale auf, die zu erschließen sich lohnt, und den Handlungsbedarf in der IT-Landschaft, abgestuft nach Dringlichkeit und Höhe des Potenzials. Dazu ein paar typische Beispiele:
Die Unterstützung und Steuerung des Kundenservice, angefangen bei der Reklamationserfassung über die Ersatzteillieferung, Planung und Abrechnung des Kundendiensteinsatzes bis hin zur Pflege einer Geräteakte ist eine absolute Notwendigkeit für jedes Industrieunternehmen. Dafür setzen die meisten Anwender mehrere isolierte und spezialisierte Systeme ein. Die Kopplung dieser Systeme an ein ERP-System, das sowohl die Kunden- als auch die Produktdaten enthält, erfolgt über mehr oder weniger aufwändige Schnittstellen, Zeit- und Informationsverluste eingeschlossen. In vielen Unternehmen sind die Serviceanwendungen technisch völlig isoliert. Damit geht ein riesiges Potenzial für die Pflege der Kundenbeziehung durch die Vertriebsmitarbeiter verloren. Ein Potenzial, das man durch ein integriertes System erschließen wollte.
