Noch vor wenigen Jahren mussten Unternehmen bei der E-Mail-Archivierung eine grundsätzliche Entscheidung treffen: entweder sie kauften Produkte, die in erster E-Mail-Systeme wie Microsoft Exchange, Lotus Domino oder Novell Groupwise bei der Verwaltung und Speicherung ihrer Daten (Mailboxen) entlasten halfen oder sie mussten spezialisierte Lösungen anschaffen, wenn es um die regelmäßige Kontrolle und Bereitstellung rechtlich relevanter Inhalte in den Nachrichten ging. Diese Unterscheidung ist laut einer Untersuchung von Gartner zu "aktiven" E-Mail-Archivlösungen heute nicht mehr nötig. Vielmehr entsteht ein eigener Markt integrierter Produktplattformen für beide Aufgaben, der nach Neulizenzen bemessen allein 2005 um 43 Prozent wuchs und bis 2011 die Eine-Milliarde-Dollar-Grenze überschreiten könnte. Zwar verlangsamte sich im letzten Jahr das Wachstum. Dies sei laut Gartner aber in erster Linie darauf zurückzuführen, dass zunehmend günstigere Angebote auf dem Markt kommen.

Solche aktiven Archivsysteme sind laut Gartner keine Dateiablage, sondern lassen den Fachanwender wichtige Unterlagen ohne Hilfe der IT organisieren. Neben der Verwaltung von E-Mails können entsprechende Angebote mittlerweile Dateisysteme, SAP-Dokumente, Content vom Microsoft Office Sharepoint Server oder Nachrichten aus Instant-Messaging-Programmen einbeziehen. Ebenso gehören Schnittstellen zu Lösungen für ein Records-Management zum Standard, oder die Archivlösungen besitzen hierfür eigene Funktionen.

Dennoch bleiben die Produkte im Detail sehr unterschiedlich. Dies betrifft ihre Skalierbarkeit und insbesondere die gebotenen Möglichkeiten zu automatischen oder manuellen Klassifizierung sowie zur Indizierung und gezielten Suche von Unterlagen und Nachrichten im Archiv. Zugleich steigen mit der Verbreitung die Anforderungen der Kunden an die Systeme. So äußern diese immer öfter den Wunsch, Nachrichten detaillierter nach ihrer aktuellen Bedeutung ordnen und ihnen zugleich Benutzergruppen dynamisch zuweisen zu können.

Typisch für den jungen Markt für E-Mail-Archivlösungen ist seine große Dynamik und Zersplitterung (siehe Grafik "Marktanteile nach Neulizenzgeschäft). So seien laut Gartner von den 2005 in einem ersten Bericht genannten Anbietern nur noch drei übrig geblieben, dafür viele andere hinzugekommen. Neben den Herstellern Symantec, EMC, Zantaz und Computer Associates, die gemessen am Neulizenzgeschäft zusammen einen Marktanteil von 61 Prozent haben, zitiert das Analystenhaus die Hersteller IBM, Waterford, Messaging Architects, Hewlett-Packard, Quest, ZL Technologies, C2C, Mimosa Systems, Common Vault, AXS One und Open Text. Diese haben Marktanteile zwischen drei und einem Prozent und können weitere 25 Prozent der Lizenzumsätze für sich verbuchen. In einer dritten Gruppe finden sich "andere Anbieter", die es gemeinsam auf 14 Prozent bringen. Hinzu kommen Firmen, die Gartner nicht in die Übersicht einbezog, weil sie nur Teilaspekte abdecken, zu dem noch zu wenig untersuchten Marktsegment der Anbieter mit Outsourcing-Diensten für E-Mail-Archivierung zählen oder schlicht von Kunden bisher nie genannt wurden.