Rechtsgrundlagen veralten und müssen sich dem Wandel der Geschäftswelt und der IT anpassen. ECM-Lösungen bleiben davon nicht verschont. Neben den obigen Beispielen steht momentan beispielsweise auch das IT-Grundschutzhandbuch des BSI (Auflage September 2005) in der Diskussion: Einige Abschnitte des Werks befassen sich mit zum Beispiel mit Speichertechniken, die heute nicht mehr am Markt angeboten werden.
Die GoBS aus 1995 leiden ebenfalls unter der fehlenden Aktualität und so wurde auch hier Handlungsbedarf erkannt. Eine Expertengruppe der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV e.V.) überarbeitet momentan diese Grundsätze und dürfte 2008 damit fertig sein.
Das Regelwerk des Verbands Organisations- und Informationssysteme (VOI) zum Thema Ordnungsmäßigkeit der Archivierung, die Prüfkriterien für Dokumenten-Management-Lösungen (PK-DML), wird ebenfalls überarbeitet. Beispielsweise in Sachen elektronische Signaturen und E-Mail-Archivierung. Eine neue Auflage erscheint im Dezember 2007.
Alle diese Regelungen sollen es dem Anwender erleichtern, eine ECM-Umgebung rechtskonform einzusetzen. Wichtig ist hierbei, sich nicht von Marketing-Aussagen beeinflussen zu lassen, sondern auf Grundlage der Gesetze und deren Auslegung diese Systeme als Best Practise zu betreiben. (fn)
