Checkliste DMS

Zehn Gebote für die elektronische Archivierung

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Der ordnungsgemäße Betrieb von Systemen zur elektronischen Archivierung muss sich heute eng an Vorgaben wie die "Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung" (GoB), die "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS) oder die "Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) halten. Daran orientiert lassen sich eine Reihe praktischer Ratschläge beziehungsweise Merksätze ableiten, die der Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) jetzt überarbeitet und publiziert hat.

Laut VOI, in dem sich die Anbieter für Enterprise-Content-Management (ECM) und Dokumenten-Management-Systeme (DMS) in Deutschland organisieren, sind diese grundsätzlichen Vorgaben für den Betriebsalltag natürlich noch weiter auszuarbeiten sowie beispielsweise um länder- und branchenspezifische Aspekte zu erweitern (auch gibt es zahlreiche Mythen und Glaubensfragen rund um die elektronische Archivierung, die nicht zu befolgen sind). Trotzdem können Sie eine erste Orientierung in das komplexe Thema geben:

1.Jedes Dokument ist gemäß den rechtlichen und internen Anforderungen aufzubewahren

Dieser Merksatz beschreibt das übergreifende Ziel jeder Archivierung: die verlässliche und rechtskonforme Aufbewahrung von Dokumenten. Diese wird in der Praxis von den speziellen Anforderungen in den jeweiligen Einsatzgebieten beeinflusst. Unternehmen sollten daher bei der Umsetzung neben den gesetzlichen und sonstigen rechtlichen Vorschriften auch ihre eigenen Regeln bei der Archivierung einbringen (ausführliche Informationen zum Thema Archivierung finden Sie hier).

2.Kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv verloren gehen

Dieser Merksatz zielt darauf ab, dass alle benötigten Dokumente vollständig erfasst und im Archiv abgelegt werden müssen. Nur so lassen sich gesetzliche Anforderungen erfüllen und Vorgänge später lückenlos nachvollziehen.

3. Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren

Dieser Merksatz betont die Bedeutung der zeitnahen Verarbeitung und Ablage von Dokumenten. Ein elektronisches Archivsystem muss Dokumente nicht nur vollständig, in ihrer Struktur (Integrität) und jederzeit verfügbar aufbewahren können, sondern dabei auch noch ein deutlich höheres Sicherheitsniveau bieten können, als die im Prozess der Dokumentenerfassung und -bearbeitung der Fall ist. Daher empfiehlt sich eine möglichst frühe Archivierung.