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Bis vor kurzem hatten Eingangsrechnungen bei dem Hersteller ziviler und militärischer Hubschrauber lange Laufzeiten bis zur abschließenden Verbuchung im SAP-System gehabt, und auch ein tagesaktueller Überblick über die Kreditorenrechnungen fehlte. Abhilfe soll nun eine neue Invoice-Management-Lösung schaffen, an die Eurocopter im Laufe des Jahres seine Standorte in Standorten Donauwörth, Marignane und Albacete angebunden hat.
Den Betrieb übernimmt als zentrales Shared Service Center der ebenfalls in Donauwörth ansässige Dientleister Schätzl Druck & Medien. Sämtliche Rechnungen werden von ihm aufbereitet, gescannt, OCR-gelesen, klassifiziert, validiert, gegen die Bestelldaten von SAP geprüft und exportiert.
Herzstück dieser Systemumgebung ist die Erfassungssoftware DOXiS Capture des Partners und ECM-Anbieters SER, mit der die Rechnungsbelege gescannt werden. Hinzu kommt für die automatische Klassifikation und Extraktion der Eingangsrechnungen die Invoice Management-Lösung DOXiS InvoiceMaster Rechnungsleser von SER. Laut Eurocopter entschied man sich für die Produkte in einem Auswahlverfahren, an dem insgesamt 19 Anbieter teilgenommen hatten. Dabei habe der DOXiS InvoiceMaster in puncto Funktionalität, Usability und Skalierbarkeit am besten abgeschnitten, hieß es in einer Pressemitteilung.
Im Detail werden die SAP-Daten für die Validierung von der Eurocopter Group täglich aktuell dem Dienstleister zur Verfügung gestellt. Über eine sichere Verbindung übergibt Schätzl die Daten an das Eurocopter-SAP-System und legt sie in einem elektronischen Archiv ab. Ist die Rechnungslesung durch den Dienstleister erledigt, beginnt die Rechnungsprüfung innerhalb des SAP-Systems von Eurocopter. Dieser Vorgang wird über den SAP Business Workflow gesteuert, der die von Schätzl übergebenen Daten übernimmt und den Eurocopter-Mitarbeitern zur Prüfung zuführt, so dass den Mitarbeitern im SAP-System auch alle dazugehörigen Dokumente als Images zur Verfügung stehen.
"Bereits kurz nach der Systemeinführung wurden 50 Prozent aller Rechnungen von der Datenerfassung bis zur Buchung im SAP-System vollautomatisch verarbeitet, was die Laufzeiten erheblich verkürzt und die Mitarbeiter in der Buchhaltung entlastet", hieß es seitens Eurocopter. Aktuell beträgt das Belegvolumen pro Jahr in Deutschland 150.000 Rechnungen mit rund 600.000 Seiten und in Frankreich 300.000 Rechnungen mit rund 450.000 Seiten. Spanien kommt derzeit auf etwa zehn Prozent des deutschen Dokumentvolumens.
