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Archivieren im Sinne einer ordnungsgemäßen, unveränderbaren Aufbewahrung muss man Mails immer dann, wenn mit den E-Mails Erklärungen abgegeben werden, die für das Unternehmen mit Forderungen oder Verbindlichkeiten verbunden sind. Das kann sich auf Kunden und Lieferanten, aber auch auf das Finanzamt beziehen. Es geht also nicht nur um steuerrelevante Mails, sondern auch um andere Unterlagen, die aus sonstigern regulatorischen Anforderungen unverändert über die Dauer einer bestimmten Aufbewahrungsfrist zu reproduzieren sind.
Manchmal gibt es aber gar keine gesetzliche Verpflichtung sondern nur pures Eigeninteresse, eine Mail zu archivieren. Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung zur Aufbewahrung der schriftlichen Ablehnung einer Auftragsbestätigung, aber es kann nützlich sein, diese Ablehnung dokumentieren zu können, falls die andere Partei Gegenteiliges behauptet. Archivieren ohne gesetzliche Verpflichtung kann also immer dann sinnvoll sein, wenn man bestimmte Sachverhalte mit E-Mails dokumentieren oder beweisen möchte.
Grundsätzlich kann man unterscheiden zwischen der Anwender-getriebenen und der System-getrieben Mail-Archivierung. Anwender-getrieben bedeutet, dass der Endanwender entscheidet, welche E-Mail in welche Archivbereiche (Aktenstrukturen, Bereichsarchive, etc.) mit welchen Indexwerten abgelegt werden soll. Das System kann ihm hierbei durch Automatismen bei der Indexierung unterstützen (zum Beispiel durch Vorbelegung der Indexfelder mit Mail-Properties).
Der Archivvorgang selbst basiert aber auf einer situativen, individuellen Entscheidung des Benutzers. System-getrieben bedeutet, dass die Archivierung regelbasierend und automatisch abläuft. Basis kann ein Regelwerk sein, welches Zeit- oder Ereignisgesteuert funktioniert. Es kann aber auch eine Journalarchivierung sein, die schlichtweg alle Nicht-SPAM-Mails archiviert. Anwender- und System-getriebene Mail-Archivierung decken unterschiedliche Anforderungen ab und ergänzen sich daher häufig in der Praxis (siehe auch den Beitrag "Strategien für eine effizientes E-Mail-Management").
