Wo sich der Sharepoint Portal Server 2003 im Wesentlichen auf Suchfunktionen und Portal beschränkte, bietet sein Nachfolger MOSS 2007 eine Fülle von Funktionen. Schon vor seiner Markteinführung wurden hohe Erwartungen an die Software gestellt und viele Analysten prognostizierten, dass Microsoft damit einige Marktsegmente aufrollen würde. So wurden etwa gravierende Auswirkungen auf die Anbieter von Systemen für das Enterprise-Content-Management (ECM) erwartet.
Während die Funktionsvielfalt einerseits Anwender befähigt, auf Basis von MOSS vielfältige neue Anwendungen zu entwickeln, lauern in der Komplexität der Software andererseits zahlreiche Stolpersteine. Probleme können sich auch aus der etwas eigenwilligen Mischung von Komponenten in MOSS 2007 ergeben. Er vereint Collaboration-Tools unter anderem mit Business Intelligence, Formular-Server und Enterprise-Search.
In der Regel gelangt MOSS 2007 als Tool für die Teamarbeit in die Unternehmen, weil die Windows Sharepoint Services (WSS) ohne Aufpreis mit dem Windows Server ausgeliefert werden. Auf Grundlage der WSS richten vornehmlich Fachabteilungen eigene Team-Sites ein, die von fortgeschrittenen Anwendern häufig nach eigenen Vorstellungen und Vorlieben konfiguriert werden. Dieser Bottom-up-Ansatz war maßgeblich für den Erfolg von Sharepoint verantwortlich, weil er Benutzer in die Lage versetzte, etwa Anwendungen für einfaches Projekt-Management oder für Dokumentenverwaltung schnell zu realisieren, ohne dafür die IT-Abteilung involvieren zu müssen.
Solche Nutzungsszenarien haben meistens taktischen Charakter, die aber bei entsprechender Verbreitung von Sharepoint nach einer Strategie verlangen. Wenn wie in vielen Fällen die WSS eingesetzt werden, um den Dokumentenwildwuchs auf Datei-Servern zu beenden und alle wichtigen Informationen den Beteiligten eines Projekts zugänglich zu machen, dann wiederholt die inflationäre Ausbreitung von Teamsites letztlich die alten Fehler. Wuchernde Projekt- und Teamanwendungen verhindern nicht nur den firmenweiten Zugriff auf Informationen, sondern erschweren auch die aufgrund diverser gesetzlicher Vorschriften erforderliche Archivierung. Mittlerweile entsteht ein eigener Drittanbietermarkt für Tools, die Sharepoint-Server im Firmennetz aufspüren und deren Konfiguration auslesen können. Ein Beispiel dafür ist der kostenlose "Quest Discovery Wizard" von Quest.
Unternehmen sollten daher den richtigen Zeitpunkt erkennen, wann Sharepoint zur strategischen Plattform für das Informations-Management werden soll. Spätestens dann muss die IT-Abteilung die Verlässlichkeit und Verfügbarkeit des Systems gewährleisten, übergreifende Konzepte für das systematische Ablegen von Dokumenten entwickeln und Standards für neue Anwendungen vorgeben.
