Jedes Wochenende stehen Trainer am Spielfeldrand und weisen ihre Mannschaft an, das Runde in das Eckige zu transportieren. Sind das nun Trainer oder Coaches? In aktuellen Musik-Casting-Shows tummeln sich Coaches auf bequemen Sofas und coachen ihre Sänger. Oder die Profis aus dem Musikgeschäft sagen ihren Schützlingen, wie sich die neuen Superstars am besten auf der Bühne präsentieren sollen. Sind sie Mentoren oder Coaches?
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Die Begrifflichkeiten sind unklar und gehen wild durcheinander. Das gilt auch für den IT-Bereich. Befragt man IT-Abteilungen zum Thema Coaching im Projekt-Management, ist die Antwort häufig: "Das machen wir schon lange". Bei genauem Nachfragen stellt sich jedoch oft heraus, dass die durchgeführten Prozesse eher in den Bereichen Training oder Mentoring angesiedelt sind.
Trainer oder Coach?
Welche Unterschiede zwischen den Konzepten "Training", "Mentoring" und "Coaching" bestehen, wird anhand eines Beispiels aus der IT klar:
Herr C. ist ein 30-jähriger Informatiker mit einer akademischen Ausbildung im Bereich der technischen Informationstechnologie. Nach seinem erfolgreichen Abschluss arbeitet er seit fünf Jahren in einem Softwareunternehmen als ERP-Consultant. Nach anfänglicher Tätigkeit als Entwickler passt er Softwareinstallationen direkt beim Kunden an. Er bekommt seine Aufträge direkt von der Projektleitung und kann somit passive Projekterfahrung in den Bereichen Projektsteuerung vorweisen. Er berichtet seine Arbeitsergebnisse auf Anforderung oder situationsbedingt an die Projektleitung. Nachdem das Unternehmen und die Kunden mit seiner Arbeitsleistung sehr zufrieden sind, soll er künftig als Projektleiter eingesetzt werden.
Zur Unterstützung von Herrn C. bei der Wahrnehmung dieser neuen Aufgabe hat das Unternehmen mehrere Möglichkeiten.
Training
Das Unternehmen entscheidet sich, Herrn C. auf ein Projekt-Management-Seminar zu schicken. In diesem mehrtägigen Seminar lernt der künftige Projektmanager die theoretischen Grundlagen des Projekt-Managements (PM). Neben den klassischen Phasen eines Projektes werden der Sinn und die Bedeutung einzelner PM-Elemente vorgestellt. Je nach Internationalität des Unternehmens von Herrn C. orientieren sich die Trainings an den Standards der internationalen Verbände und finden in deutscher oder englischer Sprache statt.
Der Vorteil dieser Trainings ist, dass die Teilnehmer in wenigen Tagen einen kompletten Überblick über die Projekt-Management-Arbeit erhalten. Problematisch ist jedoch, dass der Überblick allein dem Schulungsteilnehmer meist nicht hilft, künftige Projekte alleine zu managen. Der notwendige Praxistransfer findet kaum statt. Zudem werden diese Trainings oft für Teilnehmer aus verschiedenen Branchen angeboten, so dass konkrete IT-relevante Fragen kaum gestellt werden können.
- Spielregeln für das Projekt-Team
Diese Spielregeln sorgen für eine offene Kommunikation und bieten auch im Konfliktfall eine Orientierung. - Projektauftrag klar definieren
Der Projektauftrag ist das A und O der Projektdurchführung. Er bildet die Grundlage für die Abnahme der Projektergebnisse und damit den Projekterfolg! - Projekt in steuerbare Arbeitspakete schneiden
In jeder Phase des Projekts den Überblick bewahren. - Betroffene zu Beteiligten machen
Ein offenes Ohr für die Projektbeteiligten erhöht die Akzeptanz der zukünftigen Nutzer. - Projekt(kern)team klein halten
Auch bei der Durchführung eines Projektes gilt: Zu viele Köche verderben den Brei. - Umgang mit Change Requests definieren
Hinterfragen Sie Änderungswünsche während der Projektdurchführung kritisch und prüfen Sie sie auf ihre Sinnhaftigkeit. - Abnahme-Prozess formalisieren
Keine Kritik ohne Verbesserungsvorschlag: Ein Feedback-Formular mit Pflichtfeld "Verbesserungsvorschlag" sorgt für Konstruktivität im Feedback-Prozess. - Projektmanagement leben
Kommunikation, Kommunikation und nochmal Kommunikation! - Management of Change: „Hypercare“ einplanen
Ein speziell hierfür ernannter Ansprechpartner hilft über Probleme und Sorgen in den ersten Tagen nach der Systemeinführung hinweg. - Übergabe in den Betrieb sicherstellen
Eine geregelte Übergabe ermöglicht den reibungslosen Betrieb des IT-Systems. - Lessons Learned
Die Erfahrungen sollten am Ende eines Projekts zusammengetragen werden, um für die nächsten Projekte zu lernen.