Zeitfresser E-Mail
Ein weiterer großer Zeitfresser am IT-Arbeitsplatz sind E-Mails - 100 pro Tag oder mehr sind keine Seltenheit. Viele Menschen machen den Fehler, ihre E-Mails zu lesen, aber nicht weiter zu bearbeiten. Sie lassen sie einfach im Posteingang liegen. Das Ergebnis: Man hat 20 oder mehr unbearbeitete E-Mails und vergisst, was dort im Einzelnen drinsteht. In Amerika gibt es einen schönen Spruch zu diesem Thema: "Process, don`t check". Daher hier fünf Tipps für den effizienten Umgang mit E-Mails:
TIPP 1: Stellen Sie sich bei jeder Mail die Frage, ob Sie antworten müssen. Wenn nicht, löschen oder archivieren Sie die Mail. Sofern Sie sie nur einige Zeit speichern möchten, verschieben Sie sie in den Papierkorb. Dann ist die Mail zwar nicht mehr in der Übersicht gelistet, aber immer noch greifbar.
TIPP 2: Beherzigen Sie die Fünf-Minuten-Regel: Wenn Sie Mails öffnen, sollten Sie den nächsten Schritt einleiten, also die Mail entweder löschen oder bearbeiten. Wenn sie innerhalb von fünf Minuten bearbeitet werden kann, sollten Sie dies auch tun. Wenn die Bearbeitung länger dauert, pflegen Sie sie die Mail Ihr Wiedervorlagesystem ein. Bei Mails, die man später lesen möchte, die aber keine große Relevanz haben, greift das gleiche Prinzip wie beim Lesestapel aus Papier: Man sollte die Mail in den elektronischen Fundus verschieben.
TIPP 3: Es ist sehr wichtig, die Aufgaben, die per Mail eingehen, genauso wie die Aufgaben, die in Papierform vorliegen, einzeln aufzulisten. Mails, die man nicht sofort bearbeitet, sind ebenfalls in einer strukturierten Form, etwa in Unterverzeichnissen, abzulegen und/oder in die Terminüberwachung beziehungsweise To-do-Liste für nicht termingebundene Aufgaben zu übernehmen.
TIPP 4: Checken Sie Ihre Nachrichten nur ein- bis zweimal täglich zu bestimmten Zeiten (etwa vor der Mittagspause und abends, bevor Sie nach Hause gehen). Falls Ihr System bei jeder eingehenden Mail eine akustische oder optische Meldung von sich gibt, schalten Sie sie aus, um nicht ständig gestört oder erinnert zu werden.
TIPP 5: Oftmals gelangen auch E-Mails mit zweifelhaftem Inhalt in das Postfach. Legen Sie sich eine Art Verhaltenskodex auf, Kettenbriefe oder Ähnliches nicht weiterzuleiten. Viele Arbeitgeber untersagen solche Mails. Sie können auch einfach und kostenfrei eine weitere E-Mail-Adresse anlegen, die dann der bessere Ort für Späße oder den privaten Newsletter ist. Die Hauptadresse bleibt verschont, und Sie haben weniger Arbeit! Weitere Tipps und Tricks, Verhaltensregeln und Checklisten zum Thema Büroorganisation, E-Mail-Management und Prozessoptimierung stehen zum Downloaden bereit unter www.fuer-immer-aufgeraeumt.de.
Endlich Ordnung
Jürgen Kurz: Für immer aufgeräumt. Zwanzig Prozent mehr Effizienz im Büro. Mit einem Vorwort von Werner Tiki Küstenmacher, mit Praxisbeispielen und Vorher-Nachher-Fotos, Gabal Verlag, Offenbach, 160 Seiten, 19,90 Euro.
Wer wünscht sich nicht einen freien Schreibtisch und mehr Ordnung im Büro? Autor Jürgen Kurz liefert in seinem Buch dazu praxiserprobte Tipps. Er ist überzeugt, dass sich dadurch die Such- und Durchlaufzeiten verkürzen lassen, so dass die Effizienz steigt und die Mitarbeiter zufriedener nach Hause gehen. Das Buch richtet sich an alle, die Strukturen schaffen wollen - sei es am eigenen Arbeitsplatz, in der Abteilung oder im gesamten Unternehmen.
- Schreiben Sie weniger E-Mails
Jede geschriebene elektronische Nachricht provoziert eine oder mehrere Antworten. Weniger, dafür durchdachter und pointierter formulierte E-Mails rufen weniger Nachfragen hervor. - Formulieren Sie eine klare Betreffzeile
Eindeutige Betreffzeilen helfen allen. Der Empfänger weiß mit einem Blick, worum es geht, der Absender formuliert auch für sich selbst klar sein Anliegen. - Keine Kritik in einer E-Mail
Auch sachlich gemeinte Verbesserungsvorschläge kommen per E-Mail vermutlich falsch an. Das persönliche Gespräch schafft schneller Klarheit und ist in den meisten Fällen weniger verletzend. - Feste Lesezeiten einhalten
Deaktivieren Sie alle akustischen und optischen Signale für eingehende Nachrichten. Die erste Stunde am Morgen sollten Sie für wichtige Aufgaben verwenden und keinesfalls für scheinbar witzige Ketten-Mails von Kollegen. Idealerweise sollten Sie nur dreimal täglich Nachrichten lesen und beantworten. - E-Mails am besten gleich bearbeiten
Am effektivsten ist es, E-Mails nur dann zu lesen, wenn man auch zum Antworten kommt. Die "Sofort-Regel" spart Zeit. - Richten Sie ein Ablagesystem ein
Bearbeitete und beantwortete E-Mails sollten Sie möglichst sofort ablegen. Ins Posteingangsfach gehören nur neu angekommene und ungelesene Nachrichten. - Löschen Sie großzügig
E-Mails löschen wirkt befreiend, selbst wenn der Speicherplatz Ihres E-Mail-Accounts besonders groß ist. - Buchtitel: Wenn E-Mails nerven
Die Ratschläge wurden dem Buch "Wenn E-Mails nerven" von Günter Weick und Wolfgang Schur entnommen. (Zusammengestellt von Ingrid Weidner)