So kommen Chefs allein zurecht
Nicht stöhnen. Machen: Organisationsarbeit ist hart und lästig. Aber sie muss getan werden. Also nicht bis zuletzt aufschieben, sondern angehen. Sehen Sie die zusätzlichen Aufgaben als Herausforderung. Manager der Zukunft müssen Tausendsassas sein. Und Sekretariatsarbeiten gehören dazu.
Nicht alles auf einmal: Ab jetzt haben Sie zwei Jobs. Ihren regulären und den einer Teilzeitsekretärin. Versuchen Sie aber nicht, beide gleichzeitig zu machen. Da wäre Multitasking fehl am Platz. Routinearbeiten wie Reisekostenabrechnungen sollten Sie Ihrem Biorhythmus anpassen. Dann vergeuden Sie nicht unnütz die produktivste Tageszeit für solche Aufgaben.
Druck rausnehmen: Als Ihre eigene Sekretärin verspüren Sie den Zwang, immer erreichbar zu sein. Befreien Sie sich von dem Druck - etwa, indem Sie zu bestimmten Zeiten bewusst die Voice-Mail anstellen. Oder legen Sie rollierend ein Teammitglied fest, das auch nach Feierabend immer erreichbar ist. Der Rest der Mannschaft kann dann Smartphone und Laptop ausschalten.
Hilfe suchen: Die Technik ist Ihr Freund. Bei manchen Arbeiten hilft Office-Software. Programme gibt es Tausende - von Share- und Freeware bis Microsoft und Lexware. Finden Sie heraus, welches Programm Ihrem Anliegen am besten weiterhilft. Die paar Stunden Recherche zahlen sich schnell aus.
Nobody is perfect: Das gilt auch für Sie - und für die Sekretärin in Ihnen ebenfalls! Also verabschieden Sie sich von Ihrem Perfektionismus, der Sie ansonsten in Ihrem Job auszeichnet. Eine perfekte Sekretärin werden Sie nie sein - dafür aber eine mit allerbesten IT-Kenntnissen!
- Perfekte Ordnung
Ihr Schreibtisch ist von Papierstapeln übersät und sieht aus als hätte eine Bombe eingeschlagen. Ihr pedantischer Chef hat sich am Telefon angekündigt, er wolle kurz was besprechen. Halten Sie sich für Notfälle eine der oberen Schubladen frei. Fegen Sie die Stapel – bis auf ein paar vermeintlich wichtige Dokumente – hinein. Ihr Schreibtisch erweckt den Eindruck hochkonzentrierter und zielgerichteter Arbeit. - Kreatives Chaos
Wenn eine Schublade nicht mehr ausreicht, hilft die Flucht nach vorne. Verteilen Sie bunte Post-its mit dicken Pfeilen und Anmerkungen. Ein paar Mind Maps mit farbigen Ästen und unleserlichem Gekritzel runden das Bild ab. Bezeichnen Sie das Ganze als Ihr kreatives Chaos, ohne das Sie gar nicht arbeiten könnten. - Lücken kaschieren
Ihnen fehlen noch wichtige Schlussfolgerungen und Lösungsvorschläge? Entwerfen Sie rasch ein paar grobe Vorschläge auf der Basis von Schlagworten. Stellen Sie das Ganze als Szenariotechnik vor und überlassen Sie die Denkarbeit beim Publikum. Das Lob für Ihren interaktiven Vortragsstil kennt keine Grenzen. - Der Matador
Packen Sie den Stier bei den Hörnern: Geben Sie Ihre Fehler offen zu und zeigen Sie positive Folgen auf. Wenn Sie einen Fehler eingestehen, anstatt zu versuchen, ihn zu verbergen, nehmen Sie den anderen den Wind aus den Segeln. Seien Sie ehrlich und selbstbewusst: Alle sollen aus Ihren Fehlern lernen. Damit erweisen dem Team einen Dienst! - Qualifizierende Gegenfrage
Wenn man auf die Schnelle keine Antwort parat hat, hilft eine fordernde, aber neutrale Gegenfrage: „Welcher Aspekt interessiert Sie besonders?“, „Wie ist Ihre Meinung / Erfahrung / Informationsstand dazu?“ Das zwingt den Frager dazu, seine Frage genauer zu erläutern – während dieser Zeit kann Ihr Hirn auf Hochtouren arbeiten, um eine Antwort zu finden. - Ablenkung
Ebenso wirksam, aber komplizierter: das Ablenkungsmanöver. Greifen Sie ein Stichwort aus der Frage auf und benutzen Sie es als Überleitung zu einem Thema, bei dem Sie Bescheid wissen. Während Sie darüber reden, können Sie fieberhaft nach Antworten für die ursprüngliche Frage suchen. Wenn Sie das neue Thema gut genug etablieren, wird der Frager vielleicht sogar seine Ausgangsfrage vergessen. - Begründete Verweigerung
Falls Sie abschätzen können, dass Ihnen auch mit viel Zeitgewinn nichts zu einer Frage einfallen wird, dann verweigern Sie die Auskunft - aber nur mit einer plausiblen Begründung. „Aus abteilungsinternen Gründen möchte ich in dieser Phase noch keine Stellungnahme abgeben“ oder „Diese Frage lässt sich in der Kürze der Zeit nur ungenügend beantworten“ helfen Ihnen, die Antwort auf die gestellte Frage zu vertagen. - Tränendrüse
Manche Vorgesetzte sind durchaus für ein schlechtes Gewissen empfänglich, also auch für Mitleid: Schildern Sie, wie überlastet und gestresst, aber dennoch hochmotiviert und leistungsbereit Sie sind, mit welchen Schwierigkeiten Sie souverän fertig werden. Womöglich fühlt sich der Chef als Ausbeuter und Sie werden voller Mitgefühl für Ihre heroischen Anstrengungen bewundert.