Motiviert durch den Siegeszug von Wikipedia wurde im VW-Visualisierungsteam ein Wiki eingerichtet. Bis dahin steckte dieses spezifische Wissen nur in den Köpfen der Mitarbeiter. Anfang 2008 entschloss sich das Projektteam, das Potenzial der Wiki-Methode im Visualisierungsumfeld konsequent zu nutzen. Dabei ging es zunächst um die Systematisierung und Wiederverwendung der verschiedenen Komponenten. Ziel war es, bereits einmal aufbereitetes und eingesetztes virtuelles Material, sogenannte Shader, einfach wiederzufinden und damit ihre Wiederverwendung zu ermöglichen. Diese neue Arbeitsweise sollte gleich mit einem Wiki eingeführt werden, da dies die kollektive Zusammenarbeit unterstützt. Als Partner beauftragte das Projektteam die Twoonix Software GmbH.
Bei der funktionalen Prüfung der technischen Alternativen, darunter Datenbanken, Fileserver und andere Groupware-Lösungen, ging ein Wiki als klarer Sieger hervor. Entscheidend war vor allem die Möglichkeit, neue Anforderungen schnell und ohne neuen Programmieraufwand umzusetzen. Die Anwender schätzten vor allem folgende Funktionalitäten des Wikis wie:
eine aufgabenorientierte Oberfläche mit übersichtlicher Gestaltung und ansprechendem Design;
ein Konzept für eine strukturierte Ablage von Arbeitsinhalten in Themeninseln;
Vorlagen zum Anlegen von Projekten und Lösungsschritten;
Projekt-Übersichtsseiten mit vielfältigen Kategorisierungs- und Suchmöglichkeiten sowie
Einstiegs- und Hilfeinformationen für alle wesentlichen Aktivitäten, gestaltet als FAQs.
Durch diese Arbeiten wurde das Projekt-Wiki Schritt für Schritt zum themenbezogenen Arbeitsmedium. Eine Benutzerbefragung zeigte, dass die Mitarbeiter damit gut zurecht kamen. Zum Projektende im Januar 2009 dokumentierten, steuerten und publizierten sie alle Projekte aktiv in diesem Wiki.
Bei Wikis gilt die "Nielsen-" oder "90-9-1-Regel". Sie besagt in etwa, dass 90 Prozent der Nutzer eines Wikis Leser, neun Prozent Schreiber, die also Informationen einstellen, und ein Prozent Strukturierer sind. Zum Vergleich dazu liegen die Prozentanteile im VW-Visualisierung-Team bei zehn Prozent Leser, 85 Prozent Schreiber, die Ihre Projekte bearbeiten, und fünf Prozent Strukturierer.
"Dieses Wiki mit den angepassten und geprüften Extensions", so Berater Martin Bregulla, "lässt sich jederzeit auf andere Teams übertragen". Allerdings seien bei der Konzeption eines Wiki-Einsatzes die speziellen Erwartungen und Anforderungen der jeweiligen Gruppe zu berücksichtigen. Grundsätzlich sollten sich Unternehmen auf einen Wiki-Standard festlegen, um die Vorteile der Zusammenarbeit 2.0 aus Unternehmen, Hochschulen und IT-Anbieter unmittelbar zu nutzen.
Die Visualisierungsmitarbeiter greifen in jeder Phase ihres Projektes auf die jeweils relevanten Dokumente im Wiki zu. Sie dokumentieren, steuern und publizieren dort ihre Projekte, füllen und verwenden die gemeinsame Wissensbasis. So wurde das Wiki zu einem alltäglichen Arbeitsmedium. Weit über 800 Bearbeitungen pro User seit der Implementierung zeigen die hohe Akzeptanz dieser Arbeitsweise. Jeder Einzelne leistet seinen Beitrag zum gemeinsamen Wissen und der Nächste kann diesen sofort übernehmen. Geteilt werden neben Vorlagen, Visualisierungskomponenten und Ergebnissen auch Lösungswege - eine entscheidende Verbesserung der Teamkommunikation.
