Wider die E-Mail-Flut

Manager im Würgegriff des Blackberry

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Mailen während des "Suppenkomas"

Anja Gerlmaier empfiehlt die Eisenhower-Methode. Wer morgens zur produktivsten Zeit als Erstes seine E-Mails durchsehen muss, sollte dies sehr diszipliniert tun, nämlich ansehen und entscheiden, was wichtig und dringend ist. Diese Nachrichten sollten zügig bearbeitet werden. Allen anderen, weniger relevanten, sollte man sich zwischen 13 und 15 Uhr widmen, denn dann hat die Leistungskurve sowieso eine Delle. Routinepflichten und Informationsnachrichten könne man während des "Suppenkomas" gut abarbeiten, meint Gerlmaier. Das schaffe Freiräume.

Studien gehen davon aus, dass Manager zwischen 15 und 25 Prozent ihrer täglichen Arbeitszeit darauf verwenden, E-Mails zu bearbeiten. Günter Weick und Wolfgang Schur schulen gestresste E-Mail-Nutzer darin, wie sie besser mit der elektronischen Nachrichtenflut umgehen können. In ihrem Buch "Wenn E-Mails nerven" erläutern sie in einer gut verständlichen Sprache wichtige Strategien. Die wichtigste ist: selbst weniger E-Mails zu schreiben und klare Betreffzeilen zu formulieren. Zauderern empfehlen die Autoren die Stockwerksfrage: "Würde ich diese Mail auch schreiben, wenn ich sie ausdrucken und persönlich drei Stockwerke höher auf den Schreibtisch des Empfängers legen müsste?"

Keine großen Verteiler

Aussagekräfte Betreffzeilen erleichtern die Arbeit ebenso wie kleine Verteiler, in denen nicht die ganze Firma auf cc gesetzt wird. Weick und Schur plädieren dafür, höchstens dreimal täglich zu festen Zeiten einen Blick in den Posteingang zu werfen. Schließlich rennt auch niemand minütlich zum Briefkasten im Hausflur, um begierig die neuesten Werbesendungen zu lesen. Der Tipp, sich morgens nicht als Erstes dem E-Mail-Account zu widmen, sobald der Rechner hochgefahren ist, wirkt ebenfalls Wunder. Vormittags sind Konzentration und Aufnahmefähigkeit hoch; deshalb eignet sich diese Zeit hervorragend, um knifflige Aufgaben zu lösen.