"Es war organisatorisch extrem aufwändig, die Anforderungen genau zu spezifizieren und zu klären, wie die ausgelagerten und inhouse verbleibenden Aktivitäten miteinander funktionieren beziehungsweise ob neue Kompetenzen und Prozesse aufgebaut werden müssen," berichtet Ralf Stalinski, Vice President und CIO bei Cognis Deutschland. "Unsere Mitarbeiter waren anfangs konsterniert, weil alles so lange dauerte, aber im Endeffekt hat es sich bezahlt gemacht." Mit der jetzigen Erfahrung sieht sich Cognis in der Lage, auch weitere Tätigkeiten nach Polen zu verlegen.

Auch die Ausarbeitung von Auslagerungsverträgen birgt Fallstricke. Schon die Entscheidung darüber, welche Partei den Vertrag entwirft, hat einen entscheidenden Einfluss auf die spätere Zusammenarbeit. So hat es die Blomberger Firma Phoenix Contact, ein Anbieter von industrieller Automatisierungstechnik, bitter bereut, den Entwurf ihrem Dienstleister zu überlassen. "Wir mussten alle eigenen Vorstellungen nachverhandeln", berichtet CIO Detlef Hochfeldt. "Dabei kamen Konflikte auf, die wir bis heute nicht ausgestanden haben."

Vor allem an der Beschreibung der zu erbringenden Leistungen scheiden sich die Geister. Dabei hat sich bewährt, alle betroffenen Assets - also jede einzelne Anwendung, jeden Hardware- und Netzkomponente - mit den jeweils zuständigen Technikern abzustimmen und aufzulisten. Das ist speziell bei größeren Outsourcing-Vorhaben eine enorme Herausforderung. Um der Komplexität Herr zu werden, empfiehlt Peter Bräutigam, Rechtsanwalt bei der Kanzlei Nörr, Stiefenhofer und Lutz, einen modularen Vertragsaufbau. Das heißt die Partner definieren die verschiedenen Service-Level-Agreements (SLAs) zunächst jeweils separat für sich. In einem zweiten Schritt wird dann auf dieser Basis gemeinsam der Vertrag formuliert.