wieso Projektteams immer häufiger anzutreffen sind;
woran die Projektkommunikation meist krankt;
wie Weblogs hier Abhilfe schaffen können;
was die Unternehmen dabei beachten sollten.
Das Thema Enterprise 2.0 gehört derzeit zu den von Fachkreisen am heftigsten diskutierten Themen. Im Vordergrund steht dabei die Frage, welchen Nutzen die unter dem Schlagwort Web 2.0 zusammengefassten Techniken in der Praxis entfalten können. Vor allem Instrumente, die unter den Begriff "Social Software" fallen, scheinen für den Einsatz in Unternehmen prädestiniert zu sein, weil sie kommunikative Prozesse auf vielfache Art und Weise unterstützen können.
Dafür eignen sich vor allem komplexe Aufgaben, die von mehreren Personen an unterschiedlichen Standorten gemeinsam bearbeitet werden müssen. Genau dieser Bereich wird für die meisten Unternehmen in Zukunft immer wichtiger. Gleichzeitig besteht hier häufig der größte Handlungsbedarf im Hinblick auf bessere organisatorische Rahmenbedingungen. Ob und wie Social Software dieses Problem entschärfen kann, ist also eine Erörterung wert.
Projektteams sind aus keinem Unternehmen mehr wegzudenken, denn nur mit Hilfe dieser Organisationsform lässt sich die Zusammenarbeit an komplexen Aufgaben meistern. Doch diese Arbeitsmethode bietet nicht nur Vorteile: Trotz moderner Projekt-Management-Software stellt die Kommunikation sowohl innerhalb eines Teams als auch zwischen den Arbeitsgruppen meist einen Schwachpunkt dar.
Der Trend geht dahin, künftig eher noch mehr Aufgaben in Projekten zusammenzuschnüren, also auch noch mehr Projektteams zu bilden. Folglich wird eine exzellente Projektkommunikation immer häufiger und in immer höherem Maße zum kritischen Erfolgsfaktor für viele Unternehmen. Social Software kann hier Unterstützung leisten.
Es ist das Los der Tüchtigen: Je besser sie sind, je mehr Wissen sie ansammeln, desto weniger Zeit können sie auf ihre eigentliche Tätigkeit verwenden. Stattdessen sind sie eine beliebte Anlaufstation für alle bisher ungelösten Probleme.
In vielen Fällen spielen die Know-how-Träger dabei nur eine Vermittlerrolle: Bevor jemand lange nach alten Projektdokumenten oder einer bestimmten Person sucht, schickt er schnell eine E-Mail an den Kollegen nach dem Motto: "Der weiß das doch bestimmt noch."
Wissenstransfer ist zweifelsohne sinnvoll. Doch wie lässt er sich erreichen, ohne dass die wichtigsten Leute ständig von ihren Aufgaben abgehalten werden? Es geht hier nicht darum, weniger zu kommunizieren, sondern die Kommunikation effizienter und effektiver zu machen. Social-Software-Anwendungen können die Teammitglieder dabei unterstützen, ihr Wissen schnell, einfach und übersichtlich auszutauschen.
Zur Unterstützung der Projektkommunikation bieten sich aus dem Bündel der heute verfügbaren Social-Software-Anwendungen besonders die Weblogs oder kurz: Blogs an. Sie werden hier vor allem als Projektjournale eingesetzt, in denen die Teammitglieder oder der Projektleiter regelmäßig den Verlauf des Vorhabens festhalten.
Das eigentliche Projekt-Management ist meist einer speziellen Software überlassen. Sie verwaltet beispielsweise die Projektdokumentation, die Terminpläne und die Meilensteine. Damit kommt dem Blog zunächst nur eine ergänzende Rolle zu. Allenfalls in kleineren Vorhaben taugt er als alleiniges Projekt-Management-Tool.
Allerdings lassen sich die Aufgaben des Weblogs auch weiter fassen: Er kann sich durchaus zum zentralen Kommunikationsmedium des Projektteams zum Beispiel gegenüber dem Projektträger entwickeln. Diese Rolle kann er allerdings nur spielen, wenn er gut lesbar und einfach zu editieren ist.
Die Einführung von Projekt-Blogs bedeutet zumindest kurzfristig und abhängig vom Einsatzhintergrund einen Mehraufwand für alle Beteiligten. Er hält sich jedoch üblicherweise in Grenzen, vor allem im Vergleich zur Implementierung anderer IT-Tools.
Trotzdem ist es nicht zuletzt aus Motivationsgründen nötig, von Anfang an einen echten Mehrwert zu schaffen. Der besteht vor allem in zwei Schlüsselfunktionen: in der Speicherung von echtem "Wissen", also Projekterfahrungen, und der Möglichkeit, auf einer zentralen Seite die meist komplexen Projektinhalte klar und übersichtlich strukturiert darzustellen.
Wissensspeicherung bedeutet in diesem Zusammenhang, nicht nur die üblichen Fortschrittsberichte, sondern auch die "Lessons Learned" festzuhalten. Mit welchen besonderen Herausforderungen war das Team im Rahmen des Projekts konfrontiert? Wie wurden sie gelöst? Von welchen Informationen könnten nachfolgende Projekte profitieren? Es geht dabei nicht oder zumindest nicht in erster Linie darum, die Lösung eines Problems vollständig im Blog zu beschreiben. Vielmehr soll der Wissensträger, also in diesem Fall der Autor, leicht identifizierbar werden.
Das übersichtliche Strukturieren des Projekts ist der andere große Vorteil des Projekt-Blogs. Dokumente lassen sich über deren Dateipfad beliebig als Link einbinden. Darüber hinaus sind Verbindungen zu anderen Projekt-Blogs nicht nur möglich, sondern explizit gewollt. So werden komplizierte und ineinander greifende Projektstrukturen abbildbar.
Vor allem in Kombination mit Wikis oder Dokumenten-Management-Systemen können Blogs die Projektteams in ihren Management-Aufgaben sinnvoll unterstützen. Sie lassen sich flexibel einsetzen sowie mit wenig Aufwand und Kosten realisieren, was sie vor allem für kleinere und mittlere Unternehmen interessant macht. Ist ein eigener Web-Server vorhanden, lohnt es sich meist, die Blog-Software gleich dort zu installieren. Dazu ist häufig nur geringes technisches Wissen notwendig (siehe auch: "Keine Angst vor Web 2.0").
Die Software wird zumeist als Open Source angeboten. Sie verursacht also geringe bis gar keine Lizenzgebühren. Zudem lässt sie sich an die eigenen unternehmerischen Bedürfnissen anpassen. Einen ersten guten Überblick über die verfügbaren Lösungen liefert die Internet-Seite www.weblogmatrix.org.
Wenn das Unternehmen keinen eigenen Web-Server hat, kann der Blog auch bei einem Serviceanbieter gehostet werden. Das hat jedoch einen Nachteil: Der Blogs befindet sich nicht hinter der firmeneigenen Firewall. Damit besteht die Gefahr, dass Dritte Zugriff auf die Projektinformationen bekommen.
Damit die wertvollen Blog-Beiträge ihren Nutzen entfalten können, müssen sie leicht wieder auffindbar sein. Heute schon wird deutlich mehr geschriebenes Material produziert als vor ein paar Jahren. Doch häufig verschwinden die Dokumente nach einmaligem Gebrauch irgendwo in den Tiefen von Verzeichnisstrukturen; Monate später weiß niemand mehr, wo ein Dokument gespeichert ist und wie es benannt wurde. Gruppenlaufwerke und Intranets werden so zu Informationsfriedhöfen.
Das Internet wäre ohne geeignete Suchmechanismen längst unter seiner Informationslast kollabiert. Auch die Unternehmen müssen auf eine interne Suchfunktion zurückgreifen zu können, die neben Dokumenten auch Blog-Einträge als Volltext erfasst.
Ein innovatives Konzept ist das "Collaborative Tagging", häufig übersetzt als "gemeinschaftliches Indexieren". Dabei kann jeder Nutzer einem Blog-Eintrag Schlagworte zuordnen, die dann als Basis für die Kategorisierung dienen. So bildet sich mit der Zeit ein Netz gleichartiger Inhalte. Die von der Gemeinschaft vergebenen Schlagworte erhöhen die Wiederauffindbarkeit deutlich. In der Praxis wird diese Technik bereits erfolgreich eingesetzt beispielsweise bei der Blog-Suchmaschine www.technorati.com oder beim Bildverwaltungs-Portal www.flickr.com. (qua)
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