Positive Auswirkungen auf innerbetriebliche Kommunikation, Wissens-Management und interne Zusammenarbeit attestiert das Berliner Marktforschungsunternehmen Berlecon Research GmbH den unter dem Stichwort Web 2.0 zusammengefassten Web-Techniken. In einem aktuellen Report mit der Überschrift "Web 2.0 in Unternehmen" gingen die Analysten der Frage nach, welche Vorteile die interne Nutzung von Weblogs, Wikis und Social Software hat und welche Voraussetzungen dafür erfüllt sein müssen.

Der nutzergesteuerte Informationsaustausch und die vernetzten Wissensstrukturen, die durch Web-2.0-Techniken und -Anwendungen möglich werden, halten allmählich Einzug in die innerbetrieblichen Prozesse, konstatiert Berlecon Research. Immer mehr Unternehmen experimentierten bereits mit Wikis, Weblogs, Social-Bookmark-Systemen und internen Social Networks.

Laut Berlecon-Report lassen sich auf diese Weise die Informationen effizienter verteilen und letztlich auch die Arbeitsprozesse verändern: Nicht mehr die Reihenfolge des E-Mail-Eingangs, sondern die Relevanz der Information entscheidet über die Bearbeitung. Und damit gestaltet sich die Zusammenarbeit der Mitarbeiter unabhängiger von bestehenden Organisationsstrukturen, also besser vernetzt und flexibler.

Der Informationsstrom kehrt sich um

"Web-2.0-Anwendungen können den internen Informationsfluss im Unternehmen effizienter machen", bestätigt die Berlecon-Research-Geschäftsführerin Nicole Dufft. Ein Großteil der internen Kommunikation werde heute per E-Mail abgewickelt, Informationen beispielsweise über die cc-Funktion an große Gruppen verteilt, ohne dabei die tatsächliche Relevanz für die Empfänger zu berücksichtigen.

Das resultiere nicht nur in überfüllten Posteingängen, sondern habe noch unangenehmere Konsequenzen, gibt Dufft zu bedenken: "Weniger zeitkritische E-Mails oder solche mit nachgelagerter Priorität werden oft gelöscht oder verschoben. Dabei können wichtige Informationen verloren gehen."

Web-2.0-Anwendungen hingegen kehren den Informationsstrom um: Der Empfänger entscheidet selbst, wann er welche Informationen abruft, wobei Feeds sicherstellen, dass er nichts Wichtiges verpasst.

Wissen im Firmengedächtnis gespeichert

Zudem können Blogs, Wikis und Social Bookmarks dabei helfen, das Wissens-Management zu verbessern. Die Informationen werden nicht mehr gehortet, sondern zentral bereitgestellt, so dass sie über Suchmaschinen abfragbar sind. "Heute liegt wertvolles Wissen häufig auf den Desktops von Mitarbeitern und geht mit ihrem Weggang verloren", erläutert Dufft. Mit Hilfe von Web-2.0-Anwendungen werde das Wissen ins "Firmengedächtnis" aufgenommen und "nachhaltig verfügbar gemacht."

Last, but not least erleichtern solche Anwendungen auch die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern unterschiedlicher Abteilungen oder Standorte. Wikis lassen sich als zentrale Projektplattform nutzen, indem Planung, Statusreports und Spezifikationen sowie Links und Dateien dort abgelegt werden.

Auf dieses Weise sind alle Beteiligten in der Lage, die projektbezogenen Informationen unabhängig von Ort und Zeit einzusehen sowie mit sofortiger Wirksamkeit zu aktualisieren. Dokumente können gemeinsam erstellt und bearbeitet werden. "Das Problem, dass verschiedene Versionen eines Dokuments kursieren und womöglich die falsche Version bearbeitet wird, entfällt", ergänzt Dufft. Veränderungen würden umgehend sichtbar und alle Teilnehmer mit Hilfe von Feeds darüber informiert. In wenigen Jahren dürften Web-2.0-Anwendungen in vielen deutschen Unternehmen zum Arbeitsalltag gehören, prognostiziert Berlecon Research.

Die Voraussetzungen für den Web-2.0-Erfolg

Um die Effizienzgewinne zu erzielen, müssen die Unternehmen bei der Einführung eine Reihe von Bedingungen erfüllen. Die Herausforderungen sind dabei weniger technischer als organisatorischer Natur.

• Beispielsweise ist es notwendig, bei der Einführung von Web-2.0-Anwendungen klare Richtlinien und Standards zu definieren und zu berücksichtigen. So muss es beispielsweise verbindliche Vorgaben zu unerwünschten Inhalten oder unangemessener Sprache gegen sowie darüber, wie die einzelnen Wikis oder Weblogs voneinander abgegrenzt werden, wie sie sich in die Gesamtstruktur einordnen sollen und wie Zugriffsrechte zu vergeben und zu verwalten sind.

• Zudem sollten diese Anwendungen von Anfang an in die täglichen Arbeitsprozesse eingebunden und mit anderen Kommunikationskanälen integriert werden. Denn Web-2.0-Anwendungen können ihre Vorteile erst entfalten, wenn eine gewisse kritische Nutzermasse erreicht ist.

• Kritisch ist auch die Wahl des richtigen Informationskanals. Zum Beispiel eignen sich Wikis oder Weblogs nicht für Informationen, die eine unmittelbare Rückmeldung des Empfängers erfordern, die vertraulich bleiben sollen oder deren Autorenschaft zweifelsfrei nachweisbar sein muss. Hier haben E-Mails die besseren Argumente für sich.

• Vor allem die Integration unterschiedlicher Web-2.0-Techniken sorgt für die gewünschte Effizienzsteigerung. Alle Wissensdatenbanken, Verzeichnisse, Wikis und Blogs sollten sich integriert durchsuchen lassen. Sonst entstehen nur weitere Wissenssilos. Unified-Communications-Konzepte und eine integrierte Benutzerführung steigern den Handhabungskomfort und damit die Akzeptanz.

• Last, but not least benötigen Web-2.0-Anwendungen als Rahmenbedingung eine offene und kritische Kultur der Eigenverantwortung und partnerschaftlichen Zusammenarbeit. Für die Unternehmensleitung ist damit ein gewisser Kontrollverlust verbunden. Die Mitarbeiter müssen sich unter anderem mit dem Gedanken anfreunden, dass sie leichter ersetzbar werden, wenn sie ihr Wissen mit den Kollegen teilen.

Wie Berlecon Research in Erinnerung ruft, handelt es sich beim Einzug von Web 2.0 in die Unternehmen nicht nur um den Einsatz neuer Techniken und Anwendungen, sondern vor allem um neue Denkansätze, die die Unternehmenskultur verändern werden. Der Report zitiert hier den irischen Softwareentwickler und Publizisten Tim O'Reilly: "Web 2.0 is an attitude, not a technology."