Dies zeigt auch eine Online-Umfrage der computerwoche zum Thema. Auf die Frage "Gibt es in Ihrer Firma Regeln für die Archivierung von E-Mails?" antworteten 64 Prozent mit "Nein". Fünf Prozent sagten Ja, solche Regeln gebe es, man kenne diese aber nicht. Weitere sieben Prozent wissen nicht genau, ob derartige Vorgaben gibt. Geantwortet hatten 197 Surfer.
Wie wenig repräsentativ diese Befragung auch sein mag, sie gibt eine Tendenz wieder, die in den Gesprächen mit IT-Verantwortlichen spürbar wird. Beispielhaft für die Situation in deutschen Unternehmen ist die Antwort eines Gesprächspartners aus einem großen norddeutschen Konzern. Befragt, welche E-Mail-Archivierungen in seinem Unternehmen betrieben werden, sagt er, natürlich habe man sich in der Vergangenheit sowohl auf technischer, betrieblicher wie auch auf juristischer Ebene mit dem Thema beschäftigt und tue dies derzeit mehr denn je. Unternehmensinterne Analysen hätten aber gezeigt, dass sein Unternehmen weit davon entfernt ist, die rechtlichen Vorgaben für eine juristisch einwandfreie Datenlagerung schon erfüllt zu haben. Hierzu, so der Gesprächspartner, gehörten beispielsweise auch innerbetriebliche Regulierungen in Form von bestehenden oder neuen Betriebsvereinbarungen.
Diese Aussage steht beispielhaft für viele deutsche Firmen. Allen IT-Verantwortlichen ist bewusst, dass in puncto E-Mail-Archivierung zwingender Handlungsbedarf besteht. Tatsache ist aber auch, dass ein Großteil der Firmen den rechtlichen Bestimmungen bezüglich der Aufbewahrung von elektronischen Daten in keiner Weise gerecht wird.
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