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In einem nächsten Schritt ist der Preis einer Leistung zu berechnen. Vor einem voreiligen Griff zur bevorzugten Tabellenkalkulation sei allerdings gewarnt. Die Kalkulationslogik muss von Beginn an so angelegt sein, dass sich eine Erstkalkulation mit Plankosten und -mengen in engen zeitlichen Abständen mit den Ist-Kosten und -mengen abgleichen lässt. Eine Nachkalkulation sollte mindestens einmal im Quartal und ohne nennenswerte manuelle Intervention erfolgen.
Ein Problem stellen die Kostenarten dar, die in der Regel auf das Kerngeschäft eines Unternehmens ausgerichtet sind. Die IT-Kalkulation erfordert hier jedoch meist mehr Freiheit. Der IT-Controller benötigt für diese Aufgabe also ein Profiwerkzeug, das einen stabilen Rahmen für alle Prozesse einer Leistungsverrechnung bietet und dennoch hohe Flexibilität bei der Service-Definition und -Kalkulation gewährt.
Innerhalb einer Kostenträgerrechnung sollte die Kostenverteilung getrennt nach Kostenarten so weit wie möglich durch technische Leistungsdaten getrieben werden. Für Unternehmen bietet es sich beispielsweise an, die CPU-Last der ERP-Transaktionen für die Aufschlüsselung der Hardware-nahen Kosten unter den ausgewählten Transaktionen zu verwenden.
Zu klären ist letztendlich die Frage, wie diese Informationen zu den Fachbereichen gelangen. Ideal ist eine Mischung aus Push und Pull: Bewährt hat sich die monatliche Versendung von Leistungsübersichten per E-Mail, um die Neugier zu wecken und die Kostenverantwortlichen auf ein Portal zu führen, das eine Einsicht in die Verrechnungsdetails erlaubt. Für die IT-Verantwortlichen kann analog vorgegangen werden - natürlich mit anderen Inhalten. Dabei sollte das IT-Controlling zu jedem Zeitpunkt über die aktuellen Plan-Ist-Abweichungen und die Deckungsbeiträge informiert sein.
