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Vielen Unternehmen fällt es zunehmend schwer den Durchblick im Lizenzdschungel zu behalten. Die Schuld liegt allerdings nicht allein bei den Anwendern. Auch die Hersteller der Software tragen ihren Anteil dazu bei: Zu vielschichtig und unterschiedlich sind die geltenden Regularien.
Gerade die Vielzahl der Client-Applikationen auf den verteilten Desktops eines Unternehmens erfordert eine laufende Lizenzüberwachung. Aufgrund ihrer hohen Dynamik und der Verteilung über das gesamte Firmengelände ist hier die Situation weitaus schwieriger als bei der vergleichsweise geringen Anzahl an Server-Systemen. Dies gilt insbesondere für die wachsende Zahl mobiler Geräte und Heimarbeitplätze. Auch bei strengsten Vorgaben und klaren IT-Prozessen ist es schwierig, den genauen Überblick zu erhalten und zu bewahren.
Zwar existieren mittlerweile eine Vielzahl an Werkzeugen zur Softwareverteilung und Inventarisierung der Rechner und Software, die Brücke zu einem leistungsfähigen Asset- und Lizenz-Management können aber nur die wenigsten Toolsets vorweisen. So lässt sich mit den Desktop-Verwaltungs-Suiten zwar die Software auf die Zielsysteme verteilen, ohne aber exakte Kenntnisse über deren Einsatz zu besitzen. Noch dünner wird die Luft, wenn man die gesamten Prozesse des IT-Einsatzes betrachtet. Dieser beginnt bekanntlich nicht erst bei der Softwareverteilung, sondern bereits bei der Personalplanung. Letztere allerdings wird regelmäßig durch andere Softwaresysteme wie etwa SAP HR, Oracle Applications oder Peoplesoft, um die wichtigsten zu nennen, vorgenommen. Einen weiteren Funktionsblock neben der IT-Asset-Verwaltung bilden der Wareneinkauf und die Warenwirtschaft. Um konsistente Abläufe in diesen Bereichen zu erhalten, ist es sinnvoll, auch Rechner und Software über die gleichen Prozesse zu beschaffen. Der vierte Block ist schließlich die buchhalterische Bewertung und Abschreibung der Güter. Auch diese hat per se mit dem System-Management der IT-Geräte kaum Gemeinsamkeiten. Da sich aber für all diese genannten Bereiche bereits Softwaresysteme etabliert haben, ist nicht davon auszugehen, dass diese Funktionen in naher Zukunft in den IT-System-Management-Werkzeugen anzutreffen sein werden.
Vom Standpunkt eines durchgängigen Lizenz-Managements kann die Lösung also nur in einer möglichst guten Interaktion der unterschiedlichen Disziplinen mit den IT-Tools auf der einen Seite und den etablierten Geschäftsapplikationen auf der anderen liegen. Ausgehend von der gegebenen Situation sollten folglich die IT-Werkzeuge ein möglichst genaues Bild des Produkteinsatzes erbringen und diese Daten in unterschiedlichen Formaten (CVS, XML, Text) extrahieren können. Dies geschieht in der Regel durch die Inventarisierungsfunktionen. Diese Tools liefern meist eine Aufstellung darüber, auf welchen Geräten welche Software installiert ist. Unterschiede gibt es jedoch in der Güte und Zuverlässigkeit der Analysemethoden.
