TROTZ LANGER Diskussionen über die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) herrscht in den meisten Unternehmen noch Unklarkeit, wie die seit 2002 gültigen gesetzlichen Anforderungen der AO und GDPdU zu erfüllen sind. Jetzt, da es höchste Zeit zum Handeln ist, stellt sich die Frage: Was konkret hat sich eigentlich durch die neuen Vorschriften geändert, und wie gehen mittelständische Firmen damit um? Die neue Verordnung schreibt nicht vor, dass alle Dokumente und Belege, die bislang auf Papier archiviert werden durften, nun elektronisch aufzubewahren sind. Vielmehr sollen der Datenzugriff und die Aufbewahrung und Prüfung von Unterlagen, die ausschließlich digital übermittelt werden, verbindlich geregelt werden.

Mit Datenzugriff ist der Zugriff auf echte Rohdaten gemeint. Anhand dieser Daten soll der Prüfer des Finanzamts die Daten einsehen, auf die ein gesetzlicher Anspruch besteht. Er soll entsprechende Auswertungen vornehmen können, um eventuelle steuerlich relevante Fehler in der Buchhaltung schneller zu finden. Das Zugriffsrecht erstreckt sich auf alle steuerlich relevanten Stamm- und Bewegungsdaten und kann nach Wahl des Prüfers

- durch ihn selbst direkt am Buchhaltungssystem des Unternehmens,

- nach seinen Anweisungen am Buchhaltungssystem durch einen kundigen Mitarbeiter des Unternehmens oder

- durch Überlassen der Daten und Auswertung auf dem Notebook des Prüfers erfolgen.