| So bekommen Sie Ihr Lizenz-Management in den Griff | |
| SAM kontinuierlich fortsetzen |
Keine Kommentare
In den meisten Unternehmen finden sich Programme von Dutzenden unterschiedlichen Anbietern. Oft verwendete Lizenzformen sind Nutzungsrechte pro Benutzer, pro Maschine oder pro gleichzeitige Nutzung (concurrent use). Dazu kommen verschiedene Spezialmodelle, die sich nach industriespezifischen Metriken wie beispielsweise der Zahl der mit der Software verwalteten Verträge richten.
All das macht das Lizenz-Management nicht einfacher: Der SAM-Manager muss alle vorhandenen Lizenzformen in seinem Tool für das Lizenz-Management abbilden können. Die Funktionstiefe des Werkzeugs sollte sich dabei individuell an den Anforderungen im Unternehmen orientieren. Sind nur einige unterschiedliche Produkte weniger Hersteller mit überschaubaren Lizenzformen im Einsatz, reicht oft eine selbst entwickelte Datenbank oder eine Excel-Tabelle aus.
Bei vielen verschiedenen Lizenzmodellen stoßen Anwender damit jedoch schnell an ihre Grenzen. Gerade Sonderregeln lassen sich mit diesen einfach gestrickten Werkzeugen kaum abbilden. So erlauben beispielsweise bestimmte Lizenzformen von Microsoft die Installation von Office auf einem zweiten mobilen Rechner, sofern dieser nicht gleichzeitig mit dem Desktop genutzt wird. Außerdem gestatten manche Volumen-Lizenzen die Installation der Software auf einem privaten PC. Andere Lizenzformen räumen Unternehmen Downgrade-Rechte ein, so dass beispielsweise ein inventarisiertes Office 2003 durchaus von einer Office-2007-Lizenz abgedeckt sein kann. Problematisch sind unter dem Aspekt Komplexität auch gemischte Umgebungen aus Fat Clients und einer Terminal-Server-Farm mit Thin Clients.
An dieser Stelle wird deutlich, dass reine Produkte zur Software-Inventarisierung oft nicht ausreichen. Stattdessen müssen die Lizenz-Management-Werkzeuge sehr flexibel regelbasierende Definitionen von Lizenzpaketen zulassen, um eine automatisierte Lizenzbilanz erstellen zu können. Am einfachsten funktioniert diese Lizenzbilanz daher mit integrierten SAM-Produkten, die eine umfangreiche Inventarisierung mit einer möglichst flexiblen Definition von Softwarelizenzen kombinieren.
Mit dem Abschluss eines SAM-Projekts ist das Lizenz-Management nicht zu Ende. Vielmehr gilt es für die verantwortlichen Manager, kontinuierliche Lizenz-Management-Prozesse im Unternehmen zu definieren, einzurichten und am Laufen zu halten. Beispielsweise sollte einmal im Monat eine Lizenzbilanz aufgestellt werden, um regelmäßig einen aktuellen Statusbericht über den Software- und Lizenzbestand zu erhalten.
Damit lassen sich Fehllizenzierungen, egal ob Über- oder Unterlizenzierung, schnell erkennen und beheben. Darüber hinaus muss sich das Lizenz-Management laufend mit anderen Abteilungen im Unternehmen verzahnen. Dazu zählen vor allem der Einkauf sowie der Helpdesk.
Mit fundierten Daten zum eigenen Lizenzbestand kann ein Einkäufer in den Verhandlungen mit den Softwarelieferanten zielgerichteter Lizenzen beschaffen und bessere Konditionen für das eigene Unternehmen herausholen. Außerdem sind Helpdesk-Mitarbeiter auf Basis von aktuellen Lizenzinformationen in der Lage, Nutzeranfragen schneller und effizienter zu bearbeiten, beispielsweise wenn Anwender nach zusätzlichen Funktionen fragen.
PHASE 4: UMSETZEN
Am Schluss eines jeden SAM-Projekts steht die Lizenzbilanz. Daraus leiten sich verschiedene Handlungsempfehlungen für die Softwareverantwortlichen in den Unternehmen ab. Beispielsweise gilt es, die eigene Organisation derart umzugestalten, dass zukünftig Probleme im Prozess von der Bedarfsermittlung über das Beschaffen bis hin zum Installieren und Nutzen vermieden werden. Darüber hinaus gibt die Bilanz Aufschluss darüber, an welchen Stellen im eigenen Softwarebestand eine Fehllizenzierung vorliegt: Eine Unterlizenzierung müssen die Verantwortlichen durch den Nachkauf von entsprechenden Lizenzen beheben, um rechtlich auf der sicheren Seite zu stehen. Im Falle einer Überlizenzierung lässt sich die nicht genutzte Software entweder direkt an anderer Stelle im Unternehmen einsetzen oder in einem Lizenz-Pool parken, aus dem sich die einzelnen Abteilungen je nach Bedarf bedienen können.
Stellt sich im Rahmen eines SAM-Projekts heraus, dass Sie mehr Lizenzen eines bestimmten Softwareprodukts besitzen, als Sie benötigen, sollten Sie überlegen, die überzähligen Lizenzen zu verkaufen. Seit einigen Jahren entwickelt sich in Deutschland ein Markt für Secondhand-Software. Neben Standardprodukten wie Windows-Betriebssystemen und Office-Software werden mittlerweile auch Business-Applikationen beispielsweise von SAP und Oracle gehandelt. Zwar sind in diesem Umfeld längst nicht alle rechtlichen Fragen geklärt, und die Softwarehersteller versuchen auch immer wieder, den Gebrauchtmarkt zu verunsichern, um das eigene Lizenzgeschäft zu schützen. Doch die Anwenderunternehmen sollten sich davon nicht abschrecken lassen. Sprechen Sie den Softwareanbieter darauf an und lassen Sie sich den Verkauf absegnen. Dann sind Sie auf jeden Fall rechtlich abgesichert. Ein bisschen Druck kann an dieser Stelle nicht schaden. Letztendlich will Ihr Softwarelieferant Sie als Kunden nicht komplett verlieren.
Verträge unter die Lupe nehmen
Unternehmen sollten darauf achten, in den Verträgen den eigenen Gestaltungsfreiraum zu wahren und zu nutzen. Aussagen wie "Der Provider hatte vertraglich bereits alles fix und fertig, wir mussten das Ganze nur noch unterschreiben" zeigen, dass es zwar bequem geht, aber in aller Regel auf Kosten der Anwender. Softwarehersteller versuchen oft, die Nutzung ihrer Produkte strikt zu reglementieren. Das sollten Sie sich als Kunde nicht gefallen lassen. Punkte wie beispielsweise das Verbot der Weiterveräußerung von Lizenzen gehören auf den Verhandlungstisch.
Audit-Klauseln prüfen
Viele Softwarehersteller lassen sich in ihren Lizenzverträgen von ihren Kunden Audit-Rechte einräumen. Das soll die Anbieter berechtigen, beim Kunden die Einhaltung der Lizenzbedingungen zu kontrollieren.
In aller Regel sind es Wiederverkäufer, die diese Audits vornehmen. Inzwischen melden Juristen Zweifel an, ob die Audit-Praxis durch entsprechende Vorgaben in den AGB rechtlich tatsächlich abgesichert ist. Außerdem bestehe die Gefahr, dass durch das Sichten der Geschäftsunterlagen auch Rechte Dritter gefährdet werden.
Mit einem einfachen Trick können Sie die Prüfer möglicherweise unter Kontrolle halten. Lassen Sie sich schriftlich geben, dass diese für alle Schäden haften, die sie beim Check Ihres Lizenzbestands anrichten. Sie werden sich dann wohl genau überlegen, ob sie sich an Ihre IT-Systeme herantrauen.
Gebrauchtmarkt ausloten
Wer eine Fehllizenzierung beheben will, sollte die Möglichkeiten des Secondhand-Handels nicht außer Acht lassen. Gerade wenn Sie ältere Softwareversionen benötigen, lassen sich diese in aller Regel günstig bei einem Gebrauchthändler einkaufen. Darüber hinaus bietet der Gebrauchtmarkt die Möglichkeit, nicht benötigte Softwarelizenzen zu Geld zu machen. Allerdings ist etwas Vorsicht und Fingerspitzengefühl gefordert. Noch sind nicht alle rechtlichen Fragen geklärt. Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte die Hersteller einbeziehen – sich aber auch nicht einschüchtern lassen. Das sind die wichtigen Lizenzhändler in Deutschland:
Preo AG (www.preo-ag.com),
Secondsoft GmbH (www.2ndsoft.de),
SusenSoftware GmbH (www.susensoftware.de),
USC GmbH (www.u-s-c.de),
Usedsoft GmbH (www.usedsoft.com).
An SaaS, Virtualisierung und die Cloud denken
Wenn Sie Lizenzverträge verhandeln, sollten Sie technische Entwicklungen im Blick behalten. Prüfen Sie, ob Ihr Softwarelieferant Nutzungsmodelle wie Software as a Service (SaaS) und Cloud Computing sowie neue Techniken wie Virtualisierung in seinen Lizenzmodellen berücksichtigt. Ist das nicht der Fall, klären Sie diese Fragen rechtzeitig und bestehen Sie auf einem schriftlichen Statement, wie die Lizenzfrage zu behandeln ist, wenn Sie Ihr Rechenzentrum virtualisieren beziehungsweise eine Applikation in die Cloud verlagern wollen.
Nach Itil umfasst das Software-Asset-Management (SAM) diejenigen Prozesse und Infrastrukturen, die notwendig sind, um Software-Assets eines Unternehmens während ihres gesamten Lebenszyklus zu managen, zu kontrollieren und zu schützen. Hierbei wird unter Software sowohl die Lizenz als auch die installierte Applikation verstanden.
Aagon Consulting GmbH (www.aagon.com),
Adlon Datenverarbeitung Software GmbH (www.asset-lizenzmanagement.de),
Aspera GmbH (www.aspera.com),
Business Solution GmbH (www.b-s-g.de),
Centennial Software (www.centennial-software.com),
Circle unlimited (www.circle-unlimited.de),
ContractManager Vertriebsgesellschaft mbH (www.contractmanager.de),
FileWave GmbH (www.filewave.com),
HiSolutions AG (www.hisolutions.com),
Honico Holding GmbH (www.honico.de),
Itelio GmbH (www.itelio.de),
Lexta Consultants Group (www.lexta.com),
Lizenzcenter (www.lizenzcenter.de),
Matrix 42 (www.matrix42.de),
Microsoft (www.microsoft.de),
Minx Software (www.sysaid.minx-soft.de),
PS Soft (www.pssoft.com/de),
Schmidts Login GmbH (www.loginventory.de),
Softwaremanagement.org IST (www.softwaremanagement.org),
Spider Lifecycle Managementsysteme GmbH (www.spider-lcm.de),
Update4u Software AG (www.update4u.de),
VisLogic GmbH (www.vislogic.de),
VMS AG (www.vms.net).
Zu guter Letzt dürfen Sie im Sinne eines effizienten Lizenz-Managements die Wartungsverträge nicht außer Acht lassen. Im Laufe eines Software-Lifecycle stellen die Lizenzkosten nur einen Teil des Gesamtaufwands für die Applikation dar. Gerade im Fall von Business-Applikationen à la SAP und Oracle fallen im Zeitraum der Nutzung Wartungsgebühren an, die meist deutlich höher liegen als die Anschaffungskosten. Nicht mehr genutzte Lizenzen sollten daher rechtzeitig und fristgerecht aus der Wartung genommen werden. Das funktioniert jedoch nur, wenn Sie herausgefunden haben, welche Softwarelizenzen unnötig geworden sind. Aber Vorsicht: Planen Sie langfristig. Wenn Sie Lizenzen nur stilllegen und nach einer bestimmten Zeit wieder reaktivieren wollen, verlangen die Softwarehersteller in aller Regel, dass die Wartungslücken nachgezahlt werden. Das gilt übrigens auch, wenn Sie gebrauchte Software kaufen und für diese einen Wartungsvertrag mit dem Hersteller abschließen wollen. Rechnen Sie deshalb genau nach, welche Variante sich für Sie lohnt.
