Tipps für den SAP-Betrieb

Die SAP-Bastion in vielen Unternehmen wackelt. Viele Kunden haben in der Vergangenheit eine reine SAP-Strategie gefahren: Der gesamte Bedarf an Business-Software wurde grundsätzlich durch SAP-Produkte abgedeckt. Lediglich in Bereichen, in denen es kein Angebot aus Walldorf gab, setzten diese Unternehmen auf andere Softwarehersteller.

Diese Haltung wandelt sich - ERP heißt nicht mehr automatisch SAP. Gerade die drohende Kostenschere veranlasst die Verantwortlichen zum Umdenken, berichtet Michael Grötsch, Vorstand von Circle Unlimited, einem Spezialisten für das Lizenz-Mangement. Auf der einen Seite zwingen die schlechter werdenden Umsatzaussichten die Unternehmen, Kosten zu sparen, auf der anderen Seite erhöht SAP durch die steigenden Wartungsgebühren die Kosten. Deshalb stellen die Firmen ihre SAP-Strategie auf den Prüfstand und überlegen, wie sie die Softwaresysteme effizienter und kostengünstiger betreiben können. Folgende Punkte sollten die Unternehmen dabei beachten:

1. Verhandeln - hart

SAP-Kunden sollten sich in den Vertragsverhandlungen mit ihrem Softwarelieferanten nicht verstecken. Gerade Kunden, die ihren ERP-Bedarf mit Lösungen eines anderen Herstellers neben SAP abdecken, haben gute Karten, sagt Christof Beaupoil, Geschäftsführer des Lizenzspezialisten Aspera. "Glücklich schätzen können sich beispielsweise Firmen, die neben SAP auch Oracle im Einsatz haben." In den Verhandlungen ließen sich beide Hersteller gut gegeneinander ausspielen, "gerade auch weil sich die Anbieter nicht besonders gut vertragen".

Allerdings sollten die Anwender das Pokern nicht übertreiben, rät der Manager. Die Hersteller wüssten genau, dass Migrationen auf ein alternatives ERP-System immer teurer kommen als Erhöhungen von Lizenz- beziehungsweise Wartungsgebühren. "Das stärkt die Verhandlungsposition einer SAP."

Zeit für SAP-Alternativen

Geht es nicht um das Kernsystem, sollten die SAP-Kunden in den Verhandlungen einfließen lassen, dass es in den Bereichen CRM, SCM und Business Intelligence durchaus gute Angebote anderer Anbieter am Markt gibt. Helmuth Gümbel, Analyst von Strategy Partners, rät: "Kunden dürfen nie ohne Alternativen in die Verhandlungen gehen." Außerdem empfehle es sich, den SAP-Vertriebler ruhig auch einmal warten oder einen Termin platzen zu lassen. Die Anwender sollten durchblicken lassen, dass sie sich auch Zeit für die Konkurrenz nehmen und sich mit SAP-Alternativen beschäftigen.

SAP ist derzeit sehr flexibel, was das Einräumen von Rabatten betrifft, berichtet Gümbel weiter. Laut der offiziellen Preisliste beginnen die Rabattstaffeln ab 400 000 Euro mit einem Nachlass von zehn Prozent und steigern sich bis zu 50 Prozent ab einem Einkaufswert von 17 Millionen Euro. Diese Regeln sind jedoch nicht in Stein gemeißelt. Wer geschickt verhandelt, kann höhere Nachlässe herausholen und auch die Schallmauer von 50 Prozent durchbrechen. Gümbel berichtet von Rabatten jenseits der 60-Prozent-Marke.

Wartung ist verhandelbar

Auch das Thema Wartung sollten die Kunden auf den Verhandlungstisch bringen, rät der Analyst. Zwar räumen die Walldorfer an dieser Stelle nur ungern Nachlässe ein, aber für die Anwender lohnt es sich, auch hier nachzuhaken, da der Posten Wartung im langjährigen Betrieb die Lizenzkosten deutlich übersteigt.

Gümbel zufolge ist momentan der Zeitpunkt gut, mit SAP zu verhandeln. Der Konzern bekommt die Auswirkungen der Finanzkrise zu spüren und hat die Erwartungen im Ende September abgelaufenen dritten Quartal verfehlt. Zudem läuft jetzt das wichtige vierte Quartal, in dem die Walldorfer traditionell den höchsten Umsatz im gesamten Geschäftsjahr erwirtschaften. In dieser Situation sollten Kunden jeden Lizenznachkauf genau abwägen und SAP zu Zugeständnissen drängen, rät der Analyst. Falls es diese nicht gibt, empfehle es sich, den Nachkauf so lang wie möglich hinauszuzögern. Keinesfalls sollten die Anwender blind zugreifen, nur weil SAP zuckersüße Rabatte einräumt. Anwender neigten dazu, in dieser Situation Produkte auf Vorrat zu kaufen, die sie möglicherweise erst deutlich später oder gar nicht mehr bräuchten. Gümbel berichtet von Software, die Kunden migrieren mussten, ohne sie je eingesetzt zu haben.

Blinder Aktionismus angesichts der Finanzkrise ist fehl am Platz, warnt Gümbel. Manche Abteilungen in Anwenderunternehmen geben jetzt mehr Geld aus, weil sie fürchten, ihre Budgets könnten jeden Tag zusammengestrichen werden. "Diese Käufe kommen die Unternehmen jedoch teuer zu stehen." Der Analyst rät den IT-Verantwortlichen, lieber mit ihren Finanzchefs zu reden, um die Budgetposten eine Weile offenzuhalten. Das entscheidende Argument dabei: "Wenn ich heute übereilt kaufe, kaufe ich teuer."

2. Lizenz-Management räumt auf

Branchenbeobachter berichten, dass SAP derzeit stärker auditiert und die Systeme bei den Kunden genauer unter die Lupe nimmt. Vielen Unternehmen fehlt in dieser Situation die notwendige Transparenz, berichtet Andrea Greuel vom Lizenz-Management-Spezialisten Honico: "Oft weiß der Administrator nicht, wie er das SAP-System einstellen soll, und die Leute am Verhandlungstisch wissen nicht, was sie von SAP verlangen und herausholen können." Die Lizenzexpertin vermutet, dass viele Unternehmen sich auf unnötig umfangreiche Verträge mit SAP einlassen, nur um drohenden Detaildiskussionen aus dem Weg zu gehen. Genau die könnten aber eine Menge Geld einbringen.

SAP-Kunden räumen ihrem Softwarelieferanten mit ihrer Unterschrift unter dem Lizenzvertrag das Recht ein, die Systeme regelmäßig zu vermessen. Unternehmen, die nicht genau über ihren SAP-Betrieb Bescheid wissen, können dabei böse Überraschungen erleben. Der Softwarehersteller verfeinert Experten zufolge laufend seine Vermessungstechniken, um versteckte User beziehungsweise Systemzugriffe auf SAP-Software aufzuspüren.

Hier sollten die Anwenderunternehmen ansetzen, empfehlen Spezialisten für das Lizenz-Management. Bevor die Ergebnisse der Vermessung nach Walldorf gemeldet werden, gebe es in aller Regel Spielraum, die SAP-Umgebung zu tunen und zu optimieren, lautet ihre Empfehlung.

SAP-Nutzer richtig anlegen

Nutzer konsolidieren: Ein "Named User" darf auf verschiedene SAP-Systeme zugreifen. Wenn die Nutzerdaten allerdings versehentlich voneinander abweichen, beispielsweise durch unterschiedliche Mail-Adressen oder einen falsch geschriebenen Namen (Mayer, Maier, Meyer, Meier), wird dieser User von SAP mehrfach gezählt und entsprechend mehrfach berechnet. Anwenderunternehmen sollten also verstärkt auf die Datenqualität bei der Registrierung der SAP-Nutzer achten.

Nutzer richtig klassifizieren: Anwenderunternehmen sollten prüfen, ob ihre User im SAP-System richtig klassifiziert sind. Wer beispielsweise nur Zeiterfassung betreibt, braucht keinen Status als "Professional User". Vorsicht: Anwender müssen sich um die richtige Klassifizierung aktiv kümmern. Geschieht dies nicht, wird ein neuer Nutzer automatisch in die teuerste Kategorie eingeordnet.

Nutzer abmelden: Die Firmen sollten prüfen, welche Nutzer wirklich aktiv im SAP-System arbeiten. Beispielsweise passiert es, dass Lizenzen von Usern, die das Unternehmen verlassen haben beziehungsweise in eine andere Abteilung versetzt wurden, nicht deaktiviert und damit weiter von SAP abgerechnet werden. Wer allerdings regelmäßig untersucht, wann sich die einzelnen User zuletzt in das System eingeloggt haben, kann die nicht mehr aktiven und damit auch nicht mehr benötigten Nutzerlizenzen abmelden.

Ein Lizenz-Management-Projekt lohnt sich allerdings nicht für jedes Unternehmen. Wer nur ein SAP-System mit bis zu 100 Usern im Einsatz hat, kann dieses noch mit Bordmitteln und einer Excel-Tabelle im Griff behalten, meint Circle-Unlimited-Vorstand Grötsch. Für mehrere SAP-Systeme mit einigen hundert Nutzern reicht dies jedoch nicht aus. In solchen Umgebungen wird der Bestand an Usern schnell unübersichtlich, und es passieren Fehler beim Einordnen und Klassifizieren - und das kann teuer werden.

Die Effekte des Lizenz-Managements reichen weiter als Ad-hoc-Einsparungen, erläutert Honico-Managerin Greuel. Anwender, die genau wissen und belegen können, wie sie ihr System nutzen, haben eine wesentlich bessere Verhandlungsposition der SAP gegenüber. Dazu müssen die Vermessungsergebnisse allerdings mit der Vertragssituation korreliert werden. Oft wissen die SAP-Vermesser nicht, was im Rahmen der bestehenden Verträge noch alles möglich wäre, mahnt Greuel. "An dieser Stelle müssen sich die Firmen intern enger verzahnen."

3. Wartung optimieren

Seit SAP zunächst für Neukunden und dann auch für seine Bestandsklientel die Wartungsgebühren erhöht hat, formiert sich der Widerstand. "In verschiedenen Unternehmen wird schon darüber diskutiert, ob die Wartung überhaupt noch notwendig ist", berichtet Axel Susen, Geschäftsführer von Susen Software und Initiator des Anwenderkreises Seestern Forum. Gerade die alten R/3-Module liefen seit Jahren stabil, die Fehler seien behoben, und Firmen, die keine Weiterentwicklung benötigten, könnten die entsprechenden Lizenzen eventuell aus der Wartung nehmen.

"Die Entscheidung, ob ein Kunde den neuen Wartungsvertrag der SAP unterschreiben soll, kann ich niemandem abnehmen", beschreibt Michael Sandmeier, Geschäftsführer des Lizenz-Management-Spezialisten Thescon, seinen Standpunkt. Das Risiko müsse jeder Anwender für sich selbst abwägen. Firmen mit SAPs Human-Resources-Lösung (HR) werden sich Sandmeier zufolge beispielsweise mit einer Weigerung schwertun, da sie zum Jahreswechsel die Legal Packages von SAP benötigen, um gesetzliche Änderungen in ihrem System abzubilden. Außerdem sei nicht transparent, was diese Erweiterungspakete einzeln ohne gültige Wartung kosten würden. Wer dagegen nicht auf Erweiterungen von SAP angewiesen ist, könnte es darauf ankommen lassen und die ersten Wochen im neuen Jahr ohne gültigen Wartungsvertrag über die Bühne bringen.

SAP-Systeme langfristig planen

Aspera-Geschäftsführer Beaupoil warnt SAP-Kunden vor übereilten Wartungs-Entscheidungen, wenn diese nicht genutzte Lizenzen im System entdecken. Es empfehle sich nicht, sofort die gesamte überzählige Software aus der Wartung zu nehmen. Vielmehr sollten die Anwenderunternehmen zukünftige Bedarfe in die Überlegungen einbeziehen. Stellt ein Kunde fest, dass von seinen 1000 SAP-Usern nur noch die Hälfte das System nutzt, kann er für 500 Lizenzen die Wartung kündigen. Braucht er aber ein Jahr später 100 zusätzliche User, muss er die zuvor entstandene Wartungslücke nachzahlen. "Anwender sollten deshalb nicht zu knapp kalkulieren und nur auf die Kosten schielen", so Beaupoil.

Gerade angesichts der Erhöhung der Wartungsgebühren durch SAP könnten Supportangebote von Drittanbietern in Zukunft für die Anwender attraktiver werden, glaubt Thescon-Geschäftsführer Sandmeier. Derzeit sei allerdings das Risiko noch zu groß. Er habe eigentlich damit gerechnet, dass Wettbewerber wie beispielsweise Oracle entsprechende Angebote aufbauten. Die Anwender müssten sich jedoch der Folgen bewusst sein, mahnt der Manager. Wenn SAP eine neue Produktgeneration auf den Markt bringt, muss diese neu lizenziert werden. Dabei rechnet der Hersteller den Wert der alten Lizenzen an. Dieses Modell dürfte für Nutzer von Drittwartungsangeboten kaum greifen, vermutet Sandmeier. Kunden, die sich auf alternative Wartungsdienste einließen, frören ihren Release-Stand ein und steuerten damit auf ein Ende ihrer SAP-Anwenderschaft zu.

Anwender müssten in puncto Wartung genauer differenzieren, warnt auch Beaupoil. Die Wartung einer Software beinhaltet das Recht der Anwender auf Fehlerbehebung und neue Versionen der Anwendung. "Das kann ein Drittanbieter logischerweise nicht leisten." Im Servicebereich sehe das jedoch anders aus. Probleme von Anwendern im Applikationsbetrieb könnten genauso gut Experten eines Drittanbieters lösen.

Oft gibt es Beaupoil zufolge allerdings keinen Sinn, über Alternativanbieter nachzudenken. Viele Softwarehersteller werfen heute Wartung wie Service in einen Topf und bieten ihren Kunden nur noch Komplettpakete an. "Damit machen sie den Drittanbietern im Grunde den Markt kaputt." Nur wenn die Positionen Wartung und Service getrennt buchbar seien, kann es sich lohnen, Drittanbieter in Betracht zu ziehen. Interessant werden Drittangebote, wenn ein Kunde beispielsweise für eine ältere Software keine Wartung mehr benötigt. Fehler sind im langjährigen Betrieb in aller Regel ausgeräumt und die umfassenden Supportangebote der Hersteller damit überdimensioniert. Anwenderunternehmen, die sich nur gegen Problemfälle im Betrieb absichern wollen, sollten für diese Anwendungen Serviceangebote von anderen Anbietern nachfragen, die deutlich günstiger ausfallen können als die Wartung des Softwareherstellers.

4. Sparen mit Gebrauchtsoftware

Wer feststellt, dass er zu viele SAP-Lizenzen im Einsatz hat, und darüber hinaus weiß, dass er auf absehbare Zeit keine zusätzlichen User in das SAP-System einbinden muss, kann versuchen, diese überzählige Software auf dem Gebrauchtmarkt weiterzuveräußern. SAP ist zwar kein Freund der Second-Hand-Deals, da zwangsläufig das eigene Lizenzgeschäft darunter leidet, akzeptiert aber den Handel mit der eigenen Software. Einzige Bedingung: Um Support zu erhalten, müssen die Käufer gebrauchter SAP-Lizenzen Wartungslücken nachzahlen.

Bislang hat der Handel mit SAP-Lizenzen funktioniert, bestätigt Gebrauchthändler Susen. "Auch wenn in diesem Markt bestimmt nicht mit Wattebäuschchen hin- und hergeworfen wird." Dennoch sieht der Händler Gesprächsbedarf, vor allem was die Nachzahlung angeht. Zwar gebe es genügend Second-Hand-Lizenzen, die nicht oder nur kurze Zeit ohne Wartung betrieben wurden. In diesen Fällen spiele die Forderung, die Lücke zu schließen, nur eine geringe Rolle. Geht es um Lizenzen, die bereits mehrere Jahre ohne Wartungsvertrag gelaufen sind, wird die Nachzahlung zu einer schweren Hypothek.

Gerade die jüngste Erhöhung der Wartungsgebühren kann den Kauf von Second-Hand-Lizenzen unlukrativ machen, warnt Aspera-Geschäftsführer Beaupoil. Wenn die zum Verkauf stehende Software schon seit Jahren stillgelegt ist, lohne sich der Kauf kaum noch. Interessenten sollten daher genau nachrechnen, ob ein Neukauf nicht günstiger komme.

Susen fordert an dieser Stelle mehr Flexibilität von SAP. Der Hersteller habe zwar das Recht, Geld für ein folgendes Update dieser Second-Hand-Lizenzen zu verlangen. Es gehe allerdings zu weit, den kompletten Wartungssatz nachzufordern, wenn in der Zeit, in der die Software stillgelegt war, keine Supportleistungen angefragt und erbracht wurden. Hier ständen auch Fragen der Monopolstellung, die ein Softwarehersteller für die Wartung der eigenen Produkte einnimmt, zur Debatte. Eine solche Position sei im Grunde wettbewerbsverzerrend. Susen geht davon aus, dass schon im kommenden Jahr Prozesse auf die SAP zukommen werden, die rechtliche Klarheit in diesem Umfeld schaffen.