Auf die archivierten E-Mails und Dateianhänge haben die Benutzer weiterhin direkten Zugriff über Shortcuts. Die Daten lassen sich bei Bedarf wiederherstellen. Mobile Anwender können archivierte Nachrichten lokal vorhalten, um auch unterwegs Zugriff auf das Archiv zu haben.
Um die verschiedenen gesetzlichen Regelungen zur E-Mail-Archivierung einhalten zu können, verfügen beide Lösungen über einen Compliance-Modus. Wird er aktiviert, kopiert das Archivsystem automatisch alle ein- und ausgehenden E-Mails und archiviert sie so, dass sie nachträglich nicht mehr manipuliert werden können. In Deutschland setzen Unternehmen diese Funktion wegen der derzeitigen Rechtslage eher selten ein. Der Grund: Der Schutz des Postgeheimnisses erlaubt es nicht, pauschal sämtliche E-Mails von allen Mitarbeitern systematisch zu duplizieren und zentral zu speichern.
Deshalb entscheiden sich die meisten Firmen für eine zeitgesteuerte Methode, bei der die E-Mails zum Beispiel nach 30, 60 oder 90 Tagen automatisch archiviert werden. Die regelbasierende Verwaltung sorgt auch dafür, dass nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist E-Mails und Anhänge automatisch aus dem Archiv gelöscht oder in ein Langzeitarchiv überführt werden.
Damit sich E-Mails und Dateien schnell wiederfinden lassen, unterstützen beide Tools eine leistungsfähige Volltext-Indexierung von Nachrichten und Anhängen. Das elektronische Archiv dient somit auch als Wissensspeicher für geschäftsrelevante und persönliche Daten.
Wie gut sich die im Archiv gespeicherten Informationen nutzen lassen, hängt davon ab, wie sie erfasst, klassifiziert und indexiert wurden. Insbesondere der Kategorisierung in geschäftlichen und privaten E-Mails kommt eine wichtige Rolle zu.
