Die Suchfunktion ermöglicht ein schnelles Auffinden von archivierten E-Mails und Dateianhängen. Zudem können Benutzer ihre archivierten E-Mails über die rechte Maustaste selber wiederherstellen. Im Test wurden mehrere archivierte E-Mails und Dateianhänge auf diesem Weg an ihren ursprünglichen Ort zurückgesichert. Die Suchoberfläche lehnt sich stark an das Look and Feel von Outlook beziehungsweise Domino an. Sie ermöglicht auch dann noch eine gezielte Suche, wenn die Shortcuts aus der Mailbox des Anwenders bereits gelöscht wurden.
In Kürze wird EMC für mobile Anwender den "Exchange User Cache 4.7" anbieten. Dabei handelt es sich um ein optional erhältliches Tool für Benutzer, die häufig unterwegs sind. Es legt ein- und ausgehende E-Mails nicht nur im Outlook MAPI Store des Clients, sondern zusätzlich in einem lokalen User Cache ab. Der EX-Server überträgt den Shortcut an das Outlook-Postfach und archiviert die auf dem Server gespeicherten Mails, während im User Cache die Original-Mails erhalten bleiben. Der Cache wird verschlüsselt, was insbesondere bei Notebooks von Vorteil ist. Der Benutzer stellt die Größe des Zwischenspeichers selbst ein, wobei das Werkzeug ab einem bestimmten Datenvolumen automatisch die ältesten Nachrichten löscht.
Der Zugriff auf archivierte E-Mails und Dateien erfolgt auch im LAN immer über den Cache, was gute Antwortzeiten gewährleistet. Mit dem ebenfalls optional erhältlichen "EX Audit Tool" lassen sich die von Administratoren ausgeführten Zugriffe protokollieren. Es kann zudem Reports über gelöschte Nachrichten und Volumes sowie Archivzugriffe erstellen. Das Add-on-Tool "EmailXaminer" bietet unter anderem zusätzliche Überwachungsfunktionen sowie eine Mailbox-übergreifende Suche.
Die Konfiguration der beiden Lösungen ist anspruchsvoll. Wenn das System dann mal läuft und die gewünschten Regeln eingerichtet wurden, zahlen sich die Mühen aber aus.
Die E-Mail-Server müssen deutlich weniger Datenmengen bewältigen, während die Benutzer meist gar nicht mitbekommen, dass ihre älteren E-Mails woanders gespeichert sind.
Welches der beiden Tools für ein Unternehmen die bessere Wahl ist, hängt neben persönlichen Präferenzen vor allem davon ab, welche Plattformen archiviert werden sollen. In reinen Windows-Umgebungen, in denen neben dem Exchange-System auch File-Server und Microsoft Sharepoint Server entlastet werden sollen, bietet Enterprise Vault die breiteste Unterstützung. Wenn es ausschließlich um die Archivierung von Exchange-Servern geht, fällt die Entscheidung schwer, da beide Tools einen vergleichbaren Funktionsumfang bieten.
Für Unternehmen, die auch Lotus-Notes/Domino-Mails archivieren möchten, ist - zumindest derzeit - EmailXtender das leistungsfähigere Produkt.
