Auf archivierte E-Mails greifen die Anwender über Shortcuts zu. Am Mail-Icon von Outlook lässt sich erkennen, ob eine Nachricht bereits archiviert wurde. EmailXtender kann die durch Shortcuts ersetzten E-Mails wieder auf dem E-Mail-Server herzustellen. Mit der Funktion "Verify Shortcuts" prüft man ob hinter den Verweisen auch tatsächlich E-Mails beziehungsweise Dateien im Archiv vorhanden sind. Falls nicht, löscht das Tool das Shortcut.
Als gewöhnungsbedürftig erwies sich die Zweiteilung der Administrations-Tools. Es dauerte eine Weile, zu verinnerlichen, welche Funktionen mit welchem Tool zu konfigurieren sind. Die archivierten E-Mails speichert Email-Xtender monatsweise in so genannten Container-Files, deren Größe der Administrator frei wählen kann. Auch EMC erlaubt es, kleine E-Mail-Informationen zu größeren Dateien zusammenzufassen, um Speicherplatz zu sparen und Backups zu verkürzen. Sobald die festgelegte Aufbewahrungsfrist überschritten wird, löscht EmailXtender automatisch den gesamten Container.
Das Zusatzprodukt "DiskXtender" von EMC gestattet ein hierarchisches Speicher-Management, das die Daten nach Ablauf der Retention-Periode in ein Langzeitarchiv verschiebt.
Die Benutzer können auf verschiedenen Wegen auf ihre archivierten E-Mails zugreifen. Damit sie die Shortcuts nutzen können, muss auf ihrem Rechner der EmailXtender-Client installiert sein. Für den Test wurde er auf beiden PCs aufgespielt. Ferner ist der Zugriff auch über Outlook Web Access (OWA) oder nur per Web-Browser möglich. In diesem Fall benötigt der PC die Java Runtime Edition 2. EmailXtender erstellt eine Web-Seite, über die die Anwender mittels eines speziellen Web-Clients auf das EX-Archiv zugreifen können.
