Das EMC-Produkt bietet ebenfalls spezielle Werkzeuge für die Archivierung von PST-Dateien. Mit dem "PST Auto Crawler" lassen sich PST-Files unter Einhaltung der Single-Instance-Regel automatisch in das EX-Archiv migrieren. Diese Funktion ist insbesondere bei der Migration von Exchange 5.5 auf 2003 hilfreich. Im Test wurden mittels des PST Auto Crawler die PST-Dateien der beiden Client-PCs automatisch in das EX-Archiv verschoben.
Der EmailXtender-Service sorgt für die Volltextindexierung aller gespeicherten Daten und verwaltet das komplette Archiv. Hierzu gehören Aufgaben wie Komprimierung, Verschlüsselung, Auditing sowie die Regeln, nach denen E-Mails klassifiziert und behandelt werden.
Bevor E-Mails archiviert werden können, müssen zunächst im EX-Administrator einige Grundeinstellungen vorgenommen werden. Um die Verbindung zum Exchange-Server herstellen zu können, richtet der Systemverwalter das Postfach des EX-Service-Accounts als Connector-Mailbox ein. Anschließend legt er die für die jeweilige Unternehmensstruktur benötigten Container- und Archivverzeichnisse an. Dabei lässt sich für jeden Archivordner eine eigene Aufbewahrungsfrist definieren, zum Beispiel ein Ordner mit drei und einer mit zehn Jahren. Dadurch landen alle E-Mails, die den für die jeweilige Aufbewahrungsfrist definierten Kriterien entsprechen, automatisch im richtigen Archivordner.
Neben der Aufbewahrungsfrist lassen sich E-Mails auch nach weiteren Kriterien klassifizieren. Hierzu zählen unter anderem der Domänenname, die Sender- und/oder die Empfängeradresse sowie individuelle Schlüsselwörter. Ausschlussregeln sorgen dafür, dass unerwünschte Mails nicht ins Archiv wandern. Fügt zum Beispiel ein Anti-Spam-Tool im Betreff das Wort "Spam" ein, lassen sich diese Mails einfach aussortieren. Der Administrator kann die Einstellungen zunächst in einem Simulationsmodus überprüfen.
