Die Verbindung zum Exchange-Server stellt der EX-Server über eine Connector-Mailbox her. Deshalb benötigt auch der Archiv-Server einen Outlook-Client. Zudem muss vor dem Setup von EmailXtender ein Lizenz-Server installiert und mit einer gültigen Lizenz versehen werden. Für den Compliance-Modus ist auf dem Exchange Server das Journaling zu aktivieren. Als Zielsystem gibt der Anwender die EX-Mailbox an. Dort landen dann die Duplikate der versendeten und empfangenen E-Mails.
Das Setup des EmailXtender-Server war nach wenigen Minuten abgeschlossen. Es richtete die zwei Hauptkomponenten der Archivierungslösung ein, den "EX Administrator" für die Grundeinstellungen und "EmailXtract for Exchange" als zentrales Archivierungswerkzeug. Mit diesem Tool verschiebt der Systemverwalter die Daten vom Mail-Server in das EX-Archiv und sorgt gleichzeitig dafür, dass die Benutzer anstelle ihrer E-Mails einen Platzhalter sehen, über den sie wie gewohnt auf ihre Nachrichten zugreifen können. Diese Aufgaben lassen sich sowohl manuell als auch zeitgesteuert ausführen. Das Tool eignet sich auch zum Löschen.
EmailXtract verfügt wie der Konkurrent über ein Analysewerkzeug, das die Exchange-Server in einem Netzwerk scannt und dabei Art, Größe und Alter der E-Mails ermittelt sowie tabellarisch zusammenfasst. Mit diesen Informationen lässt sich ungefähr abschätzen, wie groß die Speicherplatzeinsparungen voraussichtlich ausfallen dürften, wenn EmailXtender eingesetzt wird. Im Test zeigte das Tool detailliert auf, welche E-Mails und Attachments in den verschiedenen Mailboxen auf dem Exchange-Server gespeichert waren.
