Der Steckbrief formuliert das Ziel, das Fachkonzept gestaltet es aus. Hier wird beschrieben, wie die angestrebte Lösung fachlich aussehen und welchen Nutzen sie bringen soll. Das Konzept soll den Rahmen für die Umsetzung bilden und den Grund für das Projekt spezifizieren. Das Fachkonzept sollte folgende Punkte klären:

- Fachliche Beschreibung des künftigen Zustands (etwa digitale Akte).
- Technische Auswirkungen des Vorhabens, nötige Maßnahmen.
- Definierte Aktenstruktur mit Dokumenten und Metainformationen.
- Relevante Abläufe und Vorgänge.
- Zugriffsberechtigungen.
- Gegebenenfalls das Vorgehen (zum Beispiel Stufenplan) und den Zeitplan.

Wer einen Zeitplan möchte, sollte ein größeres Vorhaben in Teilprojekte gliedern, die jeweils maximal ein Jahr dauern. Das hilft, Lerneffekte festzuhalten und später zu nutzen. Der Rückblick auf produktive Lösungen belegt die Machbarkeit und motiviert für die bevorstehenden Aufgaben.
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