INTRANETS, Extranets, Portale - diese Begriffe werden gerne in einen Topf geworfen. Das macht die Suche nach dem richtigen Produkt und der richtigen Technologie für einen interessierten Anwender nicht gerade einfach.
Die Hersteller dieser eng miteinander verwobenen Produkte - die Spanne reicht von einfachen Intranet-Lösungen über Content-Management-Systeme (CMS) bis hin zu Enterprise Portals - sind zudem beim Erfinden von Marketing- Schlagworten ungemein kreativ, um sich von der Konkurrenz abzuheben.
Auf der Suche nach der passenden Lösung muss zwischen Intranet, Extranet und dem Internet unterschieden werden. Das Internet ist ein öffentlich zugänglicher, virtueller Raum. Jeder Internet-Benutzer kann auf die Daten zugreifen, die hier bereitgestellt werden. Dem gegenüber stehen Extranets: Sie sind nur ausgewählten Benutzern zugänglich. Da ein Extranet in der Regel über das Internet verfügbar ist, müssen sich Benutzer eindeutig identifizieren, um Daten eines Extranets einsehen zu können. Ein typisches Einsatzszenario sind Kunden- Extranets, bei denen die Kunden eines Unternehmens nicht öffentliche Informationen wie etwa Katalogdaten oder Lagerbestände abrufen. Je nach eingesetzter Technik lassen sich auf diesem Weg auch individualisierte Informationen - etwa über kundenspezifische Rabatte - bereitstellen.
Ein Intranet schließlich ist vom Internet abgekoppelt und kann nur innerhalb einer Organisation eingesehen werden. Das Intranet dient vor allem der internen Informationsverteilung und soll die Zusammenarbeit der Mitarbeiter verbessern. Alle drei Netze arbeiten nach denselben Prinzipien, die üblicherweise unter dem Oberbegriff „Internet-Technologien" zusammengefasst werden. Die Frage nach dem Ob und Wie eines Portals hängt vor allem von seinem Einsatzgebiet ab.
Einheitliche Oberfläche schaffen
Im Wesentlichen gibt es zwei unterschiedliche Portalformen. Enterprise Portals, wie sie von den großen Softwareherstellern wie SAP oder Oracle angeboten werden, verstehen sich primär als Integrationsplattformen. Ihr Hauptzweck ist es, unterschiedliche Anwendungen unter einer gemeinsamen Benutzeroberfläche zu präsentieren. Das ist in der Regel der Web-Browser. Daraus ergeben sich mehrere Vorteile: Zum einen muss der Anwender sich nicht mit den unterschiedlichen Bedienkonzepten der einzelnen Applikationen auseinander setzen, zum anderen braucht er sich über Single-Sign-On nur gegenüber dem Portal selbst zu identifizieren. Die Anmeldung bei den anderen Anwendungen wird dann über das Portal gesteuert, die unzähligen Passwörter gehören der Vergangenheit an. Diese Produkte sind noch relativ jung, teuer und aufwändig zu implementieren. Deswegen haben sie auch noch kaum Verbreitung im Mittelstand gefunden.
Das Kennzeichen der zweiten Portalform ist die Prozessorientierung. Das bedeutet, dass über ein Portal in erster Linie Geschäftsprozesse abgewickelt werden, zum Beispiel das Bestellwesen oder die Reisekostenabrechnung. Dabei spielt es keine Rolle, ob eine Anwendung in das Portal integriert oder ob eine neue, Web-basierende Applikation mit dem Portal realisiert wird. Solche Portale sind fast immer Basis eines Intranets. So bringen auch die meisten Intranet- Produkte heute grundlegende Groupware-Funktionen wie Gruppenkalender mit.
Prozesse unterstützen per Intranet
Auch CRM (Customer-Relationship- Management)-Module bieten viele Hersteller heute dafür an. Um diese Portalform zu realisieren, benötigt man eine CMS-Lösung und eine angebundene Datenbank - deswegen werden viele Content-Management-Systeme auch zu den Portalen gezählt. Der Vorteil dieser Portale ist, dass viele Arbeitsprozesse „out of the box" über Module oder vorgefertigte Templates dargestellt werden können, zusätzliche Applikationen sind nicht unbedingt nötig.
Intranets sind in mittelständischen Unternehmen heute weit verbreitet. Ihrem Einsatz sind kaum Grenzen gesetzt. Im einfachsten Fall dient dieses interne Web zum Informationsaustausch: Wie im Internet stellt eine hauseigene Redaktion oder die EDV-Abteilung auf einem Web-Server HTML-Seiten zur Verfügung, über die Firmennachrichten oder Ähnliches abrufbar sind. Das ist besonders interessant, wenn ein Unternehmen über mehrere Standorte verteilt ist. Denn die Erfahrung zeigt leider, dass auch in kleinen Unternehmen die Kommunikation über Standortgrenzen hinweg häufig vernachlässigt wird.