Zwischen Diebstahl und Verschwendung

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Wer dem Lizenz-Management nicht genügend Aufmerksamkeit schenkt, riskiert Gesetzesverstöße oder Budgetüberschreitungen.

Jahr für Jahr investieren Unternehmen hierzulande Milliardenbeträge in Softwarelizenzen. Umso erstaunlicher ist es, wie schwer sich viele Verantwortliche mit dem Lizenz-Management tun. Axel Oppermann, Software- und Lizenzexperte der Experton Group, gibt Auskunft darüber, wie ernst das Lizenz-Management in deutschen Führungsetagen genommen wird.

FRAGE: Kümmern sich die Firmen mittlerweile aktiver um das Thema Lizenz-Management, oder wird dieser Bereich nach wie vor eher stiefmütterlich behandelt?

Antwort: Immer mehr Anwenderunternehmen beschäftigen sich mit dem Thema Lizenz-Management. Eine hohe Dynamik ist insbesondere bei Unternehmen mit mehr als 50 Arbeitsplätzen feststellbar. Getrieben wird dies – neben finanziellen Motiven – durch die wachsende Komplexität des Themas. Die neuen Herausforderungen liegen in der Virtualisierung, der Einbindung von On-Demand-Lösungen und einem Exit-Management, sowohl bei On-Demand- als auch bei On-Premise-Lösungen.

FRAGE: Wie groß schätzen Sie das Einsparpotenzial ein?

Antwort: Die Einsparpotenziale variieren je nach Reifegrad (Maturity Level) des Anwenderunternehmens. Sie liegen zwischen 15 und 30 Prozent der Aufwendungen für Software. Dabei ist zu beachten, dass sich die Vorteile aus mehreren Komponenten zusammensetzen: Einerseits sind es direkte Kostenvorteile, die sich aus kleineren Beständen oder niedrigeren Einkaufspreisen ableiten lassen. Anderseits sind es Vorteile, die durch das Management der Lizenzen oder eine konsolidierte IT-Landschaft entstehen.

Der individuelle Reifegrad beziehungsweise das Leistungsniveau des Lizenz-Managements lassen sich in vier bis fünf Stufen einteilen: Die Segmente reichen von Ad-hoc-orientierten Basismodellen bis hin zu einer auf die Geschäftsprozesse und -bedarfe ausgerichteten Abbildung des Lizenz-Managements in nahezu Echtzeit. Bei dem Basisniveau sind in der Regel keine Prozesse definiert. Das Lizenz-Management wird individuell gesteuert, und der Output hängt stark vom einzelnen Know-how-Träger ab. In der obersten Stufe werden die Prozesse kontinuierlich und systematisch auf Grundlage von Metriken optimiert.

FRAGE: Wie beurteilen Sie die Fehllizenzierung in deutschen Unternehmen?

Antwort: Hier sind grundsätzlich zwei Aspekte zu berücksichtigen: Dazu zählen die Bereiche "Piraterie" – also in der Regel eine absichtliche Fehllizenzierung – und eine durch organisatorische Strukturen gegebene Fehllizenzierung. Die "Piraterierate" liegt in Deutschland laut Studien der Business Software Alliance (BSA) konstant und regelmäßig bei 27 Prozent – und damit unter dem westeuropäischen Schnitt (33 Prozent). Hierbei handelt es sich um bewusstes Umgehen der Schutzrechte der Hersteller.

Organisatorische Unter- oder Überlizenzierung ist oftmals auf nicht vorhandenes Wissen über den tatsächlichen Bedarf an Software und die Möglichkeiten des Lizenz-Managements zurückzuführen. Grund hierfür ist noch immer die schwierige Positionierung des Themas gegenüber der Geschäftsführung. Auch spielen persönliche Gründe bei einer eher passiven Herangehensweise an das Thema Lizenz-Management eine entscheidende Rolle. So befürchten Betroffene oft Restriktionen oder Vorwürfe gegen die eigene Person.

FRAGE: Was gehört zu einem funktionierenden Lizenz-Management?

Antwort: Ein funktionierendes Lizenz-Management beginnt bei der Bedarfsplanung und endet mit der Verwertung der Lizenzen am Ende der Einsatzdauer im Unternehmen. Ausgangspunkt sollte immer eine an den Geschäftsbedürfnissen ausgerichtete Bedarfsplanung sein. Ohne eine solche sind alle weiteren Schritte nutzlos. Ein weiteres wichtiges Element ist die Compliance-Prüfung. Hier wird untersucht, ob der technische mit dem kaufmännischen Bestand identisch ist. Dies ermöglichen Instrumente für das Management und die Verwaltung von Lizenzen, beispielsweise interne oder externe Audits und Lizenz-Reviews. Vervollständigt wird das Lizenz-Management durch ein Vertrags-Management, in welchem alle eigentums- und/ oder vertragsrechtlichen Parameter erfasst werden.

Zu einem funktionierenden Modell gehört ferner ein grundsätzliches Verständnis für das Thema Lizenz-Management. Im Mittelpunkt steht hierbei die Erkenntnis, dass Lizenz-Management ein fortlaufender Prozess ist, der Menschen, Techniken und Abläufe vereinigt.

FRAGE: Welche Rolle spielt die Lizenzpolitik der Softwarehersteller?

Antwort: Die Hersteller sind daran interessiert, an den Anwendern möglichst viel zu verdienen. Um dies zu erreichen, unterstützen sie die Anwender beim Lizenz-Management. Neben Anleitungen und Modellen bieten sie direkt – oder indirekt über Partner – Schulungen an. Hierdurch erzielen beziehungsweise suggerieren sie Vorteile für beide Seiten. Dennoch sind und bleiben die Lizenzmodelle sehr komplex und benachteiligen die Anwender in einigen Bereichen. So richten sich einige Lizenzbestimmungen klar gegen liberale oder offene Wirtschaftsmärkte. Exemplarisch sind hier Auslandszuschläge oder Einschränkungen bei der Verwertung zu benennen.

FRAGE: Inwieweit werden neue Softwarenutzungsmodelle wie SaaS und Cloud Computing das Lizenz-Management in der Zukunft beeinflussen?

Antwort: Die neuen Softwarenutzungsmodelle erweitern das Entscheidungsportfolio der Anwenderunternehmen. Durch SaaS-Lösungen gewinnen die Anwender Flexibilität beim Einsatz von Software. Der Preis hierfür sind komplexere organisatorische Rahmenparameter, wenn gemischte Umgebungen aus Softwareservices und gekauften Lizenzen verwaltet werden müssen. Für Unternehmen mit einem funktionierenden Lizenz-Management überwiegen jedoch die Vorteile. Für alle Anwender gilt dabei aber, die Verträge aktiv zu managen. So müssen Laufzeiten oder Kündigungsfristen genauso exakt verwaltet werden wie Zugriffs- und Nutzungsrechte im Unternehmen.

FRAGE: Wie schwierig ist es für Anwenderunternehmen, heterogene Landschaften aus On-Premise und Off-Premise-Lösungen unter dem Aspekt Lizenz-Management in den Griff zu bekommen?

Antwort: Die Herausforderung für das einzelne Unternehmen hängt vom individuellen Reifegrad beziehungsweise Leistungsniveau des Lizenz-Managements ab. Für Unternehmen, die Prozesse und Kompetenzen im klassischen On-Premise-Bereich klar definiert haben, ist das Management von heterogenen Landschaften wesentlich leichter zu bewerkstelligen als für solche, die eher ad hoc arbeiten. Da heterogene Landschaften zukünftig zur Tagesordnung gehören werden sowie Off-Premise-Lizenzen oftmals nicht über die IT-Abteilungen, sondern durch die Fachbereiche bestellt werden, gilt es, frühzeitig Prozesse zu definieren, um das Lizenz-Management im Griff zu behalten.