In der Wahl seines Softwarepartners fühlt sich der Anwender oft genug als "Zauberer"; er hofft, daß er aus dem "großen Hut" den Glückstreffer hervorholt. Hat sich ein DV-Anwender dazu entschlossen, Problemstellungen seines Hauses - sei es projektbezogene Mitarbeiterunterstützung, die Entwicklung von kompletten Lösungen oder Modifikation von Softwareprodukten - mit externer Unterstützung abzudecken, so steht immer an erster Stelle die Frage, wer der richtige Partner sei und wo und wie schnell man ihn finde.

Hier nutzt der Suchende Nachschlagewerke, bedient sich der einschlägigen Presse oder wertet Anzeigen aus. Oft werden Entscheidungen abhängig gemacht von den Erfahrungen der Anwenderkollegen. Sind die Adressen gesammelt, werden die potentiellen Auftragnehmer angesprochen und Angebote eingeholt. Doch wie objektiv sind dann die Entscheidungen?

Ausgangspunkt einer Recherche sollte immer die exakte Definition der Aufgabenstellung an den Externen sein. Daraus läßt sich das Anforderungsprofil - unabdingliche Voraussetzung für eine erfolgreiche Suche - entwickeln.

Die Zeitdisposition für den externen Einsatz ist oft genug das Stiefkind der Beschaffungsaktion. Die Verfügbarkeiten des externen Marktes richten sich seismographisch nach der jeweiligen konjunkturellen Situation der Wirtschaft. Die hochspezialisierten Fachkräfte - und nur die sind es, die zunehmend extern gefragt sind - sind jedoch meist langfristig verplant. Oft bewirken besondere Markttrends ein übriges. Beispielsweise sind für die Btx-Einsatzplanungen, die Kommunikationsprojekte zwischen Host- und PCs, die Realisierung von Inhouse-Netzen derzeitig die gesuchten Ressourcen nicht verfügbar.

Der nächste Schritt ist die Festlegung der relevanten Ansprechpartner unter den zahllosen Dienstleistern. Die hierfür erforderliche Markttransparenz muß erst geschaffen werden, denn mit zunehmender Spezialisierung der Marktanforderungen reagiert der Org./DV-Markt entsprechend. Das Ergebnis: Zellteilungen mit Know-how-Abfluß von alteingesessenen Unternehmen in neue kleinere Anbietereinheiten. Das diesbezügliche Updating macht kein Anwender - dies wäre ein Full-time-Job!

Die Selektions- und Angebotsphase beginnt. Zeitaufwendige Fachgespräche mit den zukünftigen externen Mitarbeiterkollegen sind unerläßlich, will man nicht die Katze im Sack kaufen. Engagements auf Grund von angebotenen Qualifikationsprofilen sollten der Vergangenheit angehören. Weiterhin empfiehlt es sich, persönliche Referenzen über die relevanten Mitarbeiter bei anderen Anwendern einzuholen; mit der vorgelegten Referenzliste des Dienstleistungsunternehmens sollte der Interessent sich nicht begnügen. Denn es kommt durchaus vor, daß während der Angebotsphase mit Referenzen gearbeitet wird, die entweder veraltet oder gar nicht mehr im Hause verfügbar sind.

Entscheidung gefordert

Der Auswahlprozeß geht in die Endphase. Es wird über Vertragspassagen und über Konditionen verhandelt. Die Diskussionsrunde beschränkt sich meist auf die Teilnehmer der Org./DV beziehungsweise der relevanten Fachabteilungen.

Kleineren und mittleren Unternehmen fehlen oftmals die notwendigen Erfahrungen in der Beschaffung externer Ressourcen. Sie fühlen sich überfordert, da sie die Marktgegebenheiten zuwenig kennen und sind nicht selten von den sogenannten Stunden- oder Tagessätzen qualifizierter Anbieter geschockt. Eine preisgünstige Alternative wird gesucht - ein Kompromiß, der später gegebenenfalls bereut wird.

Bei Großunternehmen ist ein anderes Verhaltensmuster an der Tagesordnung; die Zurückhaltung gegenüber neuen Org./DV-Partnern.

Meistens greift man hier aus Zeitmangel und Aversionen gegen "Neue" auf "altgediente" Kontakte zurück - und hier sind mangelnde kritische Einstellung der Normalfall.

Unabhängig vom gewählten externen Partner sollte jeder Anwender den projektbegleitenden Aktivitäten "Steuerung und Kontrolle" des externen Einsatzes besondere Aufmerksamkeit widmen. Dies gilt insbesondere unter Qualitätssicherungsüberlegungen und Gesichtspunkten, die den Umfang des Budgets betreffen.

* Marga Lange ist Geschäftsführerin der S.A.S. Softwareagentur GmbH aus München.