Zeitloses HTML-Archiv für Outlook-E-Mails

Vice President Software & SaaS Markets PAC Germany
Outlook hat die unangenehme Angewohnheit, riesige PST-Files zu produzieren (PST = Personal Store). Für Firmen gibt es zahlreiche Server-basierende Archivierungslösungen. Doch auch für einzelne Outlook-User gibt es einfache und kostengünstige Archvierungs-Tools. "HTML Email Archiver 1.7" von Mapilab zum Beispiel.

Die Besonderheit der Mapilab-Software dabei: Die Software legt Inhalte in HTML ab, so dass diese von vielen anderen Werkzeugen gelesen werden können.

Wie viele andere Outlook-Erweiterungen nistet sich auch der HTML Email Archiver als Add-in in die Menüleiste des Microsoft-Programms ein. Getestet wurde das Produkt mit Outlook 2007. Ein Assistent führt den Anwender durch die Konfiguration der Archivroutine. Dazu zählt, Ordner auszuwählen, das Datum der zu archivierenden E-Mails einzugrenzen sowie festzulegen, ob Skripte und iFrames mit ins Archiv wandern sollen. Ferner kann der User die Attachment-Typen einschränken, die mitsamt der E-Mail abgelegt werden sollen.

Archivieren lassen sich E-Mails als HTML 4.0 oder als HTML 3.2, Mapilabs bezeichnet diese Optionen als "Archive für Internet/CD-ROM" beziehungsweise "Archive für mobile Endgeräte". Der Hersteller traf diese Unterscheidung, da mobile Endgeräte oft nicht den aktuellen HTML-Standard unterstützen. Für beide Varianten gibt es zusätzlich noch eine Komprimierung. Hier stützt sich der Hersteller auf die in Microsofts Hilfesystemen verwendete Formattechnik "HTML Help" (Dateiendung .chm).

HTML-Archive lassen sich in einem Browser betrachten. Die Ordnerstruktur wird ähnlich wie in Outlook in einer linken Navigationleiste abgebildet, so dass der Nutzer Elemente wie E-Mails und Kontakte einzeln betrachten kann.

Eine Testversion darf 30 Tage genutzt werden, allerdings archiviert sie maximal 100 Elemente. Die Einzellizenz kostet etwa 40 Euro.

FAZIT

Der HTML Email Archiver ist ein simples Werkzeug, um Outlook-Daten in einem standardisierten Format abzulegen, sei es auf Festplatten, Netzverzeichnissen oder CD-ROMs.