Die WVV - Würzburger Versorgungs- und Verkehrs- GmbH stand 1989 vor der Beschaffung einer DV-gestützten Zeiterfassungslösung, da die Belegschaftsförderung nach der Einführung einer Gleitzeitregelung mit konventionellen Organisationsmitteln nicht lösbar gewesen wäre.
Vier Töchterunternehmen beschäftigen zusammen mit der WVV rund 1200 Mitarbeiter und erwirtschafteten einen Umsatz von 263 Millionen. Die Aufgabengebiete erstrecken sich über die Strom-, Wasser- und Gasversorgung, den Betrieb des öffentlichen Nahverkehrs, den Betrieb der Binnenhäfen und die Errichtung und das Betreiben von Parkplätzen und Parkhäusern.
Vielschichtige Anforderungen wurden in Form einer umfangreichen Ausschreibung diversen Anbietern unterbreitet. Einige Schwerpunkte hierbei waren:
- Nutzung bestehender Hardware-Ressourcen;
- Online-Verbindung der Erfassungsgeräte auch an entfernten Standorten;
- Kommunikationsmöglichkeit zum Personalabrechnungssystem Paisy;
- Nutzung von bereits vorhandenen Firmenausweisen;
- Bewältigung von komplexen Arbeitszeitregeln;
- moderne und komfortable Datenhaltung in einer relationalen Datenbank.
Nach Auswertung der Ausschreibungen und der abschließenden Beurteilung einer Probestellung bei der ein zweimonatiger Testbetrieb mit 20 Personen stattfand, erhielt die CAI Systemhaus GmbH, Würzburg, den Zuschlag.
CAI hat sich zur Aufgabe gemacht, schlüsselfertige Computerlösungen im industriellen Bereich auf Siemens-Systemen anzubieten. Bestandteil einer derartigen Industriegesamtlösung ist auch eine komplette BDE-Lösung mit Zeit- und Auftragsdatenerfassung.
Im November 1989 erarbeitete CAI in Zusammenarbeit mit der WVV ein abgestuftes Realisierungskonzept.
In der ersten Stufe sollte das Standardpaket von CAI zum Einsatz kommen. Die zweite Stufe sieht die enge Verknüpfung dieses Paketes mit Paisy vor.
Die Installation der Hardware, fand im Januar 1990 statt. Das Hardwareumfeld präsentierte sich dann so:
Eine Siemens MX500-40, die über Ethernet mit einer Siemens 7.580 verbunden ist, vier Leistungscontroller CRS800 und elf Zeiterfassungsgeräte CRS800.
Im Februar 1990 wurde zunächst ein erweiterter Testbetrieb mit 50 Personen vorgenommen. Im Anschluß an diese einmonatige Testphase begann der Echtbetrieb mit allen Mitarbeitern.
Nach zwei weiteren Monaten wurde die Software auf eine neue leistungsstärkere Zielmaschine portiert. Es kam nun eine MX500-75 zum Einsatz.
Projekte dieser Größenordnung und Komplexität unterliegen natürlich eigenen Gesetzmäßigkeiten. Es kommt hinzu, daß speziell bei Zeiterfassungslösungen jeder Mitarbeiter zum Anwender wird und somit die Situation gegeben ist, daß jede Organisationseinheit mit ihren unterschiedlichsten Arbeitszeit. Anforderungen davon berührt wird. Die frühzeitige Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat muß ebenfalls als wichtiges Kriterium für die Projektplanung berücksichtigt werden. Probleme waren schließlich auch in diesem Projekt zu lösen. So führte zum einen die starke Belastung der MX500-40 mit anderen Aufgaben dazu, daß die Online-Saldoanfragen an den Rechner - ein Highlight der CAI-Lösung - häufig nicht möglich waren.
Die nötige Pflege der Personaldaten für Vorausstati wie Urlaub, Dienstreise etc. und Korrektur von Fehlbuchungen übertrafen die dafür vorgesehene Arbeitszeitbelastung der Mitarbeiter im Personalbüro deutlich. Starke Rechnerbelastung aber auch Engpässe in der Bildschirmanzahl waren hierfür verantwortlich.
Mit der Portierung der Software auf den leistungsstärkeren Rechner wurde ein Großteil der Probleme egalisiert.
Vertrauen in die Stabilität und in die korrekte Arbeitsweise des Systems wächst bei den einzelnen Mitarbeitern erst langsam. "Versuche" einiger Mitarbeiter, durch eine Flut von Buchungen Hard- und Software einem Härtetest zu unterziehen, sind Indiz dafür.
Die ursprüngliche Planung, für alle Mitarbeiter die Arbeitszeiten zu erfassen und für etwa 300 Mitarbeiter Gleitzeit zu ermöglichen, wurde nach relativ kurzer Zeit revidiert. Mittlerweile nimmt mehr als die doppelte Anzahl von Mitarbeitern an der Gleitzeitregelung teil.