Best in Cloud 2013 - Pentland Firth Software GmbH

Zeit sparen bei der Reisekostenabrechnung

10.09.2013
Uwe Küll ist freier Journalist in München.
Reisekostenabrechnungen gehören zu den lästigsten Pflichten im Leben eines Unternehmensberaters. Da die Geschäftsführer von Pentland Firth am Markt keine passende Lösung für diese Aufgabe fanden, starteten sie kurzerhand ein eigenes Cloud-Projekt.

MEREKO steht für "Meine Reisekosten online" und steht als umfassende Dienstleistung in Form von Software as a Service zur Verfügung. (www.MEREKO.de) Mit dem Public-Cloud-Projekt tritt Pentland Firth im Wettbewerb um den Best in Cloud Award der COMPUTERWOCHE in der Kategorie Software as a Service an.

Das Einsatzszenario

Dienstreisen zählen zu den spannendsten Aufgaben eines Mitarbeiters und zugleich ziehen sie eine der unangenehmsten Pflichten nach sich - die Reisekostenabrechnung. Vor allem Unternehmensberater kennen die zeitraubende und anstrengende Erfassung zahlreicher Quittungen und Rechnungen.

Die Pentland Firth-Geschäftsführer Frank Heinrich und Steffen Bunzel sehen diese Aufgabe aus beiden Perspektiven: aus der des Reisenden, der oftmals nach Feierabend oder am Wochenende Belege zusammensammelt, erfasst und dann einreicht, sowie aus der Sicht des Vorgesetzten, der die Belege in Papierform vorgelegt bekommt und keine Möglichkeit zu Rückfragen oder Änderungen hat, geschweige denn Zugriff auf zuverlässige und aussagekräftige Auswertungen. Nach vergeblicher Suche nach einem Dienstleister, der die gesamte Reisekostenabrechnung übernimmt, entschieden Heinrich und Bunzel, selbst eine passende Lösung zu entwickeln.

Die Cloud-Lösung

Die Reisekostenabrechnung mit MEREKO erfolgt in fünf Schritten. Für den Reisenden reduziert sich der Aufwand darauf, alle Belege in einen bereits personalisierten, adressierten und vorfrankierten Umschlag zu stecken und abzusenden. MEREKO scannt und erfasst die Belege und erstellt einen Vorgang für die komplette Reise inklusive der Tagespauschalen. Dabei werden alle Belege geprüft und eventuelle Rückfragen geklärt. Das System informiert den Anwender per E-Mail, sobald die Reise erstellt wurde.

Mit einem Klick hat der Benutzer die Reisekostenabrechnung mit Belegen auf seinem Bildschirm und kann die Reise sofort einreichen oder noch Änderungen vornehmen. Anschließend wird der Abzeichnungsberechtigte per E-Mail benachrichtigt. Er kann die Reise einsehen und freigeben. Schließlich werden die freigegebenen Reisekostenabrechnungen als Importdatei an das jeweilige Buchungssystem weitergeleitet - ohne erneute manuelle Erfassung durch die Buchhaltung oder Steuerberatung.

Die Technik

Bei der Umsetzung des Dienstes wurde das Cloud Angebot von Amazon Web Services (AWS) gegen eine On-Premise-Lösung evaluiert. Skalierbarkeit und Anforderungen hinsichtlich Ausfallsicherheit und physikalisch getrennter Storage Systeme gaben den Ausschlag für die AWS Lösung. Um für die Sicherheit der Daten zu sorgen, setzt Pentland Firth auf regelmäßige Backups, Monitoring unautorisierter Zugriffe, Regelmäßige Backup Restore-Tests und tägliche Statusmeldungen des Systems per Email.

Der Business-Nutzen

Kunden können mit MEREKO ihre innerbetrieblichen Buchhaltungsprozesse im Bereich Reisekosten und Auslagen beschleunigen. Die Belastung von Mitarbeitern und Vorgesetzten sinkt im Vergleich zu anderen, beispielsweise Excel-basierten Lösungen.

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